در همه جوامع انسانی شما با دو عامل قانون و مدیر اجرایی می‌توانید مشکلات بوجود آمده را برطرف کنید. مجتمع‌های مسکونی هم در واقع جوامع انسانی کوچکی هستند که یک یا چند مدیر باید از طرف هئیت مدیره ساختمان برای امور اجرایی برگزیده شده و امورات ساختمانی را به انجام برسانند.
براساس قانون تملک ساختمان، مدیر ساختمان توسط هیئت مدیره انتخاب شده و وظایف خود را به انجام می‌رساند. ولی برخی از افراد با وظایف مدیر ساختمان آشنا نیستند بنابراین بر آن شدیم که وظایف مدیر ساختمان را در این مقاله برای شما شرح دهیم.
مدیر ساختمان
مجمع عمومی، مهم‌ترین گروه و نهادی است که می‌تواند در مورد ساختمان‌ها تصمیم گیری کند و این مسئله در قانون تملک ساختمان‌ها منعکس شده است. در این مجمع مالکان ساختمان عضو بوده و نسبت به انتخاب مدیر ساختمان حق دارند و می‌توانند مدیر را بنا به سلیقه خود انتخاب کنند.
البته هیچ گاه مستاجرین عضو این مجمع نبوده ولی باید نسبت به مسائل و مشکلات ساختمانی احساس مسئولیت کرده و در این جلسات شرکت کنند تا بتوانند گامی در جهت رفع مشکلات خود بردارند و البته مدیران و هیئت مدیره ساختمان باید نظرات و انتقادات مستاجرین را پذیرا باشند.
مهم‌ترین وظایف و اختیارات مدیر مجمع عمومی
• تصویب و تغییر مقررات ساختمان براساس قانون کشور
• تصویب گزارش درآمد و هزینه سالانه ساختمان
• تصمیم گیری در مورد نحوه پس انداز نسبت به اموراتی مانند حفظ و نگهداری و تعمیرات ساختمان
• تصمیم گیری در مورد نحوه اداره ساختمان
• تفویض اختیار به مدیر نسبت به عقد قرارداد لازم برای اداره هرچه بهتر ساختمان
• انتخاب مدیر شایسته یا هیئت مدیره و ارزیابی عملکرد مدیران و هیئت مدیره ساختمان
مجمع عمومی ساختمان هرسال یک بار با ریاست مدیر ساختمان برگزار می‌شود. در صورتی که مدیر یا هیئت مدیره یا حداقل سه نفر از اعضای ساختمان درخواست جلسه فوق العاده ای را داشته باشند، مجمع عمومی می‌تواند جلسه فوق العاده را برگزار کند. البته مدیر ساختمان موظف است که با تلفن، نامه، ایمیل یا فکس، زمان و مکان جلسه فوق العاده را به اطلاع اعضای ساختمان برساند. جلسه مجمع عمومی هر سال یک بار برای انتخاب مدیر برگزار می‌شود.
در زمان برگزاری جلسه مجمع عمومی، باید نصف مالکین ساختمان یا نمایندگان آن‌ها حضور داشته باشند. در صورتی که تعداد افراد شرکت کننده از حد نصاب کم باشد زمان برگزاری جلسه به ۱۵ روز بعد موکول خواهد شد.
اگر در جلسه دوم، تعداد شرکت کنندگان به حد نصاب نرسید دوباره زمان برگزاری جلسه به ۱۵ روز بعد موکول خواهد شد و در جلسه سوم تعداد اعضای شرکت کننده مهم نبوده و جلسه رسمی خواهد بود. زمانی که دو سوم اعضای مجمع به مصوبات مجمع عمومی رای داده باشند مصوبات رسمی و قانونی است. مدیر ساختمان موظف است که تصمیمات گرفته شده در مجمع را صورت جلسه کرده و آن‌ها را بایگانی کند.
مدیر ساختمان در یک نگاه
همه تصمیماتی که در مجمع عمومی گرفته می‌شود، مدیر ساختمان باید آن‌ها را اجرا کند و باید ساختمان را حفظ و نگهداری کند. مالکین ساختمان در جلسه مجمع، مدیر ساختمان را انتخاب می‌کنند.
البته یک نفر می‌تواند چندین دوره به عنوان مدیر ساختمان انتخاب شود ولی بهتر است که منصب مدیر ساختمان به صورت چرخشی باشد تا همه مالکان ساختمان نسبت به حفظ و نگهداری ساختمان احساس مسئولیت کنند. البته اشخاص حقیقی یا حقوقی خارج از ساختمان هم می‌توانند به عنوان مدیر ساختمان انتخاب شوند.
هیئت مدیره می‌تواند چند مدیر برای اداره امورات ساختمان برگزیند و در نهایت هیئت مدیره ساختمان را اداره کند. هیئت مدیره با مدیر چندان تفاوتی ندارد و فقط از چند مدیر تشکیل شده است. فقط برای جلوگیری از بروز مشکل به هنگام رای گیری تعداد اعضای مدیره باید فرد باشد.
در صورتی که مدیر یا اعضای هیئت مدیره استعفا داده یا در اثر حادثه‌ای جان خود را از دست دادند، مجمع عمومی باید جهت انتخاب مدیر ساختمان یا هیئت مدیره جلسه فوق العاده‌ای را تشکیل دهد. مدیر ساختمان با هیئت مدیره ساختمان تفاوتی ندارد، تعداد اعضای هیئت مدیره باید فرد باشد تا به هنگام رای گیری مشکلی پیش نیاید.
وظایف و اختیارات مدیر ساختمان
انجام کارهای ساختمان و حفظ و نگهداری از تاسیسات ساختمانی و اجرای تصمیمات مجمع عمومی
مهم‌ترین وظیفه مدیر ساختمان، حفظ و نگهداری ساختمان است، به عبارت دیگر، اولین و مهم‌ترین وظیفه مدیر ساختمان، جلوگیری از خرابی ساختمان و انجام امور محوله با بهترین شرایط است.
مجمع عمومی ساختمان عالی‌ترین مقام تصمیم گیرنده در مورد امور ساختمان است و مدیر یا هیئت مدیره باید مجری تصمیمات مجمع عمومی باشد. تصمیمات مجمع باید در راستای قوانین کشور باشد و در صورتی که با قوانین کشوری مغایرت داشته باشد، مدیر یا هیئت مدیره نباید تصمیمات را اجرا کند.
عدم تفویض اختیارات مدیریت به اشخاص غیرمجاز
بر اساس قانون تملک ساختمان‌ها، مدیر و هیئت مدیره تنها افراد مجاز امین و معتمد ساختمان بوده و بنابراین نمی‌توانند افرادی را از خارج ساختمان به جای خود جایگزین کنند. مجمع عمومی براساس شناخت افراد و توانایی‌های آنان، مدیر یا هیئت مدیره را انتخاب می‌کند و جایگزینی افرادی از خارج از ساختمان در واقع بی احترامی به نظر مجمع عمومی است. مدیر باید در انجام امور محوله کوشا باشد و آن‌ها را به کس دیگری واگذار نکند.
در صورتی که مدیر به مدت ۳ روز در ساختمان حضور نداشته باشد می‌تواند با یکی از ساکنین ساختمان هماهنگی‌های لازم را به انجام برساند و به مدت ۳ روز وظایف خود را به او محول کند. مدیر ساختمان هرگز قادر نیست به صورت بلندمدت وظایف خود را به شخص دیگری تفویض کند.
محاسبه مقدار شارژ ماهانه هر واحد
مدیر یا مدیران ساختمانی باید شارژ ماهانه هر واحد را محاسبه کرده و از مالکین درخواست کنند تا شارژ را در اولین فرصت پرداخت کنند. مقدار شارژ ماهانه هر واحد به روش‌های گوناگونی محاسبه می‌شود مانند محاسبه براساس نفرات، محاسبه براساس متراژ واحد، شارژ ثابت و شارژ متغیر. یا ترکیبی از روش‌های فوق ، مدیر ساختمان می‌تواند براساس روش‌های خود یا یک روش ابتکاری عادلانه شارژ ماهانه هر واحد را محاسبه و دریافت کند.
رسیدگی به اعتراض ساکنین
در صورتی که هر یک از ساکنین نسبت به روش اجرایی مدیر یا هیئت مدیره اعتراضی داشته باشد می‌تواند به مدیر مراجعه کند و مدیر موظف است که به اعتراضات او گوش کرده و او را نسبت به روش اجرایی خود قانع کند. به طور مثال، مدیر ساختمان موظف به دریافت حق شارژ ماهانه از ساکنین ساختمان است چه این که در ساختمان حضور داشته باشند یا حضور نداشته باشند.
ولی ممکن است که مالکی نسبت به این قانون معترض باشد که چرا در صورت عدم حضور در منزل همچنان باید شارژ ماهانه را پرداخت کند. مدیر موظف است که به اعتراض مالک رسیدگی کرده و در صورت صلاحدید وضعیت، باید حق شارژ ماهانه خدمات عمومی ساختمان را از او دریافت کند.
بیمه کردن ساختمان در برابر آتش سوزی
بیمه کردن ساختمان در برابر حوادثی مانند آتش سوزی یکی از مهم‌ترین وظایف مدیر ساختمان است. آتش سوزی یکی از حوادثی است که ممکن است هر لحظه رخ بدهد بنابراین بیمه کردن ساختمان در برابر آتش سوزی اولین و مهم‌ترین وظیفه مدیر ساختمان است. مدیر ساختمان باید براساس متراژ هر واحد سهم هر واحد را در بیمه آتش سوزی مشخص کرده و ساختمان را در برابر این حادثه بیمه کند.
در صورت بروز آتش سوزی در ساختمان بیمه نشده، مدیر ساختمان موظف به پرداخت خسارت به مالکین و اعضای ساختمان است. در صورت بروز آتش سوزی در یک ساختمان بیمه نشده، مدیر ساختمان موظف به پرداخت خسارت به مالکین و ساکنین ساختمان است.
مشاهده و بررسی وکالت نامه مالکان
قبل از شروع مجمع عمومی، مدیر یا مدیران موظف به رویت و تایید وکالت نامه رسمی مالکین هستند.
حفظ و آرشیو صورت جلسات عمومی ساختمان
همه جلسات مجمع عمومی باید صورت جلسه شده و مدیر یا هیئت مدیره ساختمان موظف است که صورت جلسات را تمیز و مرتب نگهداری و آرشیو کند. حاضرین جلسات موظف هستند که در انتهای جلسه، صورت جلسات را امضا کنند. صورت جلسات مجمع عمومی بقدری مهم هستند که در مراجع قضایی می‌توان به آن ها استناد کرد، بنابراین مدیر ساختمان یا هیئت مدیره باید نسبت به حفظ و نگهداری صورت جلسات کوشا باشد.
اطلاع رسانی تصمیمات صورت جلسات به افراد غایب در جلسه
مدیر ساختمان موظف به ارسال فکس یا ایمیل به ساکنین و مالکین ساختمانی است تا در زمان و مکان مشخص شده در جلسه حضور داشته باشند ولی با این همه ، برخی از ساکنان و مالکان ممکن است که بنا به دلایلی در جلسه حضور پیدا نکنند. همه ساکنان و مالکان باید از تصمیمات مجمع عمومی آگاه شوند. مدیر یا مدیران باید تصمیمات مجمع عمومی را به افراد غایب در جلسه اطلاع رسانی کند. مدیر موظف است که حداکثر ۱۰ روز بعد از جلسه، تصمیمات گرفته شده را به اعضایی که در جلسه حضور نداشتند اطلاع رسانی کند.
ارائه رسید تسویه حساب هزینه‌های ساختمان
زمانی که مالکی قصد انتقال واحد ساختمانی خود را داشته باشد، باید کلیه اسناد تسویه هزینه‌های ساختمانی را به دفترخانه اسناد رسمی تسلیم کند، البته این اسناد به تایید و امضای مدیر ساختمان نیز رسیده باشد تنها در این صورت اسناد معتبر بوده و صحت دارند.
ارسال اظهارنامه به مالکین بدهکار
در صورتی که مالکی حق شارژ ساختمان را پرداخت نکرده، مدیر ساختمان موظف است که به وی ابلاغیه‌ای را ارسال کند و او را نسبت به بدهکاری خود مطلع کند. اطلاع رسانی بدهی مالک از طریق نامه یا معرفی او به سایرین در برد ساختمان وجه قانونی ندارد و در محاکم قضایی قابل استناد نیست.
مدیر ساختمان موظف است که اظهار نامه را در فرم‌های مخصوص دادگاهی تهیه کرده و در سه نسخه تنظیم کرده و اظهارنامه در دبیرخانه دادگاه به ثبت رسیده و مامور دادگاه ابلاغیه دادگاه را به مالک بدهکار ابلاغ کند. مدیر باید در اظهارنامه جزئیات بدهی مالک بدهکار را مشخص کند. مدیر ساختمان باید از طریق ابلاغ اظهارنامه مقدار بدهی مالک بدهکار را به او اطلاع رسانی کند.
عدم ارائه خدمات به مالکین بدهکار
مالک بدهکار موظف است که در مدت ۱۰ روز بعد از دریافت اظهارنامه، بدهی خود را پرداخت کند. در صورتی که مالک بدهکار بدهی خود را در مدت ۱۰ روز پرداخت نکند، مدیر می‌تواند خدمات تاسیساتی را به واحد بدهکار قطع کند. به طور مثال می‌تواند، آب ، برق و گاز واحد بدهکار را قطع کند تا مالک بدهکار مبلغ بدهی خود را به مدیر ساختمان پرداخت کند. مدیر ساختمان نمی‌تواند تا قبل از ابلاغ اظهارنامه خدمات تاسیساتی را به واحد بدهکار قطع کند، بخاطر این که در این صورت مالک می‌تواند نسبت به وضع پیش آمده معترض باشد.
تقاضای اجرائیه نسبت به وصول مطالبات
در صورتی که بعد از ابلاغ اظهارنامه، مالک بدهکار همچنان از پرداخت بدهی سرباز زد، در این صورت مدیر می‌تواند اجراییه درخواست کند. دفترخانه اسناد رسمی اجراییه را صادر کرده و اموال مالک بدهکار به حراج گذاشته می‌شود و درآمد حاصله برای تامین مخارج ساختمانی صرف می‌شود.
طرح دعوی جهت وصول مطالبات
مدیر ساختمان علاوه بر این که می‌تواند از طریق اجراییه مطالبات ساختمانی را درخواست کند بلکه از طریق طرح دعوی در دادگاه، مطالبات ساختمانی را می‌تواند از مالک یا مالکین بدهکار دریافت کند.
تقاضای کارشناس از وزارت مسکن
ممکن است که تعدادی از اعضای ساختمان بر این باور باشند که عمر مفید ساختمان بسر رسیده و هر آن ممکن است که خسارات مالی و جانی به آن‌ها وارد شود ولی برخی معتقد باشند که این چنین خطری وجود ندارد و نگرانی این اعضا و مالکین بی مورد است.
در این چنین وضعیتی، مدیر ساختمان می‌تواند از وزارت مسکن و شهرسازی درخواست کند تا ۳ کارشناس رسمی دادگستری را به محل اعزام کند تا در مورد ساختمان نظر خود را اظهار کنند. نظر کارشناسان رسمی بوده و مالکین ساختمان باید نسبت به نظر آن‌ها احترام بگذارند.
بازسازی و نوسازی ساختمان پس از تصویب مجمع عمومی
در صورتی که در جلسه مجمع عمومی قرار بر این باشد که ساختمان نوسازی یا بازسازی شود، در این صورت مدیر ساختمان موظف است که فرایند بازسازی یا نوسازی را عهده دار شده و ساختمان را بازسازی کند.
درخواست تخلیه برای واحدهای مخل نوسازی
زمانی که فرایند بازسازی یا نوسازی آغاز و اجرا می‌شود ممکن است که تعدادی از مالکان نسبت به این روند ناراضی باشند و روند بازسازی را برهم بزنند، در این مرحله مدیر ساختمان موظف است که حکم تخلیه واحدهای مخل نوسازی را از دادگاه دریافت کرده تا هرچه زودتر واحدهای خود را تخلیه کنند، البته تا قبل از این کار باید مسکن مناسب را برای آن ها تهیه کرده باشد.
خلاصه
- وظیفه انتخاب مدیر ساختمان توسط مجمع عمومی و عضویت همه مالکین در این مجمع
- برگزاری جلسه مجمع یک بار در سال و انتخاب مدیر ساختمان برای یک سال بعد
- انتخاب مجدد مدیر ساختمان برای دومین سال متوالی
- امکان انتخاب چندین مدیر و تشکیل هیئت مدیره ساختمان
- وظایف مدیر ساختمان شامل: محاسبه شارژ ماهانه واحدها، رسیدگی به اعتراضات مالکین ، بازسازی و نوسازی ساختمان، مطالبه بدهکاری مالکین بدهکار و پیگیری آن‌ها ، بیمه کردن ساختمان در برابر آتش سوزی.