صورتمجلس تفکیکی : اصطلاح تفکیک در حقوق جدید ایران پدید آمده و به مفهوم افراز و تقسیم نزدیک است. لکن با آنها فرق دارد زیرا همانگونه که می دانید در افزار باید حالت اشاعه وجود داشته باشد ولی در تفکیک وجود حالت اشاعه ضرورت ندارد به عبارت ساده تر در افراز تعداد مالکین مشاعی باید از 2 نفر بیشتر باشند ولی در تفکیک حتی یک نفرهم که مالک شش دانگ ملکی باشد می توان آنرا به قطعات متعددی که قانوناً مقدور باشد تفکیک نماید که روش انجام عمل تفکیک به شرح زیر بیان می شود :
- مراجعه متقاضی به دفترخانه و اخذ درخواست تفکیکی و ارائه آن به ثبت محل به ضمیمه نقشه تفکیکی که خود تهیه نموده باشد.
- دستور ثبت درخواست در دفتر اندیکاتور و ارجاع به نماینده جهت اقدام
- ارسال درخواست تفکیکی به بایگانی جهت پیوست پرونده و تسلیم آن به نماینده
- بررسی و تهیه نامه جهت ارسال نقشه به شهرداری برای تایید عنداللزوم
- امضاء نامه بوسیله مسئول مربوطه و صدور آن
- برگشت پرونده به بایگانی و ضبط آن تا وصول پاسخ شهرداری مراجعه متقاضی به ثبت پس از گذشت دو ماه از تاریخ تسلیم نامه به شهرداری در صورت عدم وصول پاسخ از شهرداری جهت ادامه عملیات تفکیک
- وصول پاسخ از شهرداری منضم به نقشه تایید شده
- دستور ثبت نامه شهرداری در دفتر اندیکاتور و تعیین وقت مراجعه بعدی بوسیله مسئول مربوطه و اعلام آن به متقاضی
- ثبت نامه در دفتر اندیکاتور
- ارسال سوابق به بایگانی جهت ضبط تا مراجعه متقاضی در روز تعیین شده
- مراجعه متقاضی در روز مقرر و ارسال سوابق نزد مسئول مربوطه جهت تعیین نماینده و نقشه بردار
- تعیین نماینده و نقشه بردار بوسیله مسئول مربوطه جهت عزیمت به محل
- تودیع فوق‌العاده ماموریت و هزینه سفر نماینده و نقشه بردار در صورت تعلق
- عزیمت نماینده و نقشه‌بردار به محل همراه متقاضی با در دست داشتن پرینت اولیه نقشه کاداستر از محل وقوع ملک
- معرفی ملک بوسیله متقاضی و تشخیص حدود توسط نماینده و برداشت نقشه و ارزیابی توسط نقشه بردار و تعیین وقت مراجعه بعدی متقاضی
- اگر مالک یک نفر باشد جهت چاپ سند مالکیت صورت جلسه تفکیکی به دفتر املاک ارسال خواهد شد اما اگر مالکین بیش از یک نفر باشند صورت جلسه تفکیکی به دفترخانه اسناد رسمی مربوطه ارسال تا فقط جهت تنظیم تقسیم نامه اقدام نماید سپس آن را به اداره ثبت تحویل داده تا فرایند چاپ سند مالکیت ادامه یابد.
- ترسیم نقشه تفکیکی و تنظیم برگ ارزیابی بوسیله نقشه بردار و تهیه صورت جلسه تفکیکی بوسیله نماینده و امضاء آن بوسیله نقشه بردار و نماینده و متقاضی
- ارائه گزارش نماینده و نقشه بردار به مسئول مربوطه منضم به صورت جلسه و نقشه تفکیکی
- گواهی دفتر بازداشتی مبنی برعدم بازداشت
- بررسی مسئول اداره و دستور به واحد کاداستر جهت بروزرسانی نقشه های کاداسترو ثبت دفتر اندیکاتور و ارجاع به حسابداری جهت اخذ هزینه تفکیک
- ارسال پرونده به حسابداری جهت محاسبه هزینه تفکیک
- پرداخت هزینه تفکیک توسط متقاضی در بان
- پیوست قبض پرداخت هزینه تفکیک به پرونده و ارسال آن نزد مسئول مربوطه جهت امضاء
- کنترل و امضاء صورت مجلس تفکیکی بوسیله مسئول مربوطه
- ارسال صورت مجلس تفکیکی به دفتر اندیکاتور جهت صدور و ارسال آن به دفترخانه
- صدور صورت جلسه تفکیکی و ارسال آن به دفترخانه مربوطه
- برگشت پرونده همراه با سوابق به بایگانی جهت ضبط در ردیف مربوطه
لازم است اسناد مالکیت دارای متراژ و مساحت باشد زیرا که کلیه تفکیک ها اعم از عرصه و آپارتمان تحت نرم افزار انجام می شود. اگر مالک یک نفر باشد جهت چاپ سند مالکیت صورت جلسه تفکیکی به دفتر املاک ارسال خواهد شد اما اگر مالکین بیش از یک نفر باشند صورت جلسه تفکیکی به دفترخانه اسناد رسمی مربوطه ارسال تا فقط جهت تنظیم تقسیم نامه اقدام نماید سپس آن را به اداره ثبت تحویل داده تا فرایند چاپ سند مالکیت ادامه یابد.
تفاوت تقسیم نامه با صورتمجلس تفکیکی
صورتمجلس تفکیکی با استفاده از گواهی پایان ساختمان توسط ثبت اسناد و املاک تهیه میشود. این صورتجلسه صرفا به تعریف حدود اربعه واحدهای مستقل و ذکر مساحت آنها و شماره گذاری آنها می پردازد بی آنکه به مالکیت خصوصی واحدها بپردازد. بدیهی است اگر کل ملک قبل از تفکیک متعلق به یک فرد بوده کل قطعات نیز متعلق به او خواهد بود و اگر ملک دارای چند مالک مشاعی بوده مثلا سه مالک هر یک با قدر السهم دو دانگ از ششدانگ. در اینصورت کل واحدها و قطعات تفکیک شده یک به یک با قدرالسهم دو دانگ متعلق هر سه مالک خواهد بود.
هیچیک از مالکین واحد مستقل و ششدانگ نخواهند داشت مادامیکه سند تقسیم نامه در دفترخانه و به رضایت مالکین تنظیم شود. در این مرحله مالکین به نسبت قدرالسهم خود تعدادی از واحدها را بطور کامل و ششدانگ انتخاب مینمایند این انتخاب در سندی به نام تقسیم نامه ثبت میشود و به موجب همین تقسیم نامه ثبت اسناد خواهد توانست برای هرقطعه و یا واحد سند مالکیت صادر نماید. ملاحظه میگردد که صورتمجلس تفکیکی مقدمه برای تقسیم نامه است. برای اینکه ملک از وضعیت مشاعی و شراکت خارج گردد.
اگر بعد از صورتمجلس تفکیکی تقسیم نامه تنظیم نشود کار اداره ثبت در تهیه صورتمجلس تفکیکی عبث و بیهوده بوده است. از آنجا که قانونگذار بر اساس اصل حکمت حکیم و دانا بوده و کار عبث قابل انتساب به او نیست. میتوان گفت که تنظیم سند تقسیم نامه حسب تقاضای هریک مالکین الزامی و اجباری است. اگر در نحوه تقسیم توافقی بین مالکین نباشد. دادرس کارشناس خواهد گمارد. این الزام و اجبار از مفاد مواد 46 و 47 قانون ثبت اسناد و املاک کشور استنباط میشود. بنابراین هر جا که شریکی بتواند خود را از مالکیت اشتراکی برهاند از حمایت قانونی برخوردار خواهد بود.
