سند رسمی از جمله مهمترین ادله‌ایست که برای ارائه به دادگاه و در برابر همگان قابل استناد است. به عنوان وثیقه قانونی قابل استفاده است. و در صورتی که شما دعوایی در جریان دادرسی داشته باشید، اگر دلیلتان سند رسمی باشد، امکان برد شما در آن پرونده بسیار بالا خواهد بود.
این دلیل محکم و تردیدناپذیر به سندی گفته می‌شود که در حضور مقام رسمی، در دفاتر رسمی و مطابق قوانین و تشریفات تنظیم شود. کلیه اسناد رسمی اعم از سند مالکیت، سند اجرایی، اسناد رهنی و شرطی و ذمه‌ای، صورتمجلس تحدید حدود، سند انتقال اجرایی، سند مالکیت معارض، سند رسمی اجاره یا بیع و یا هر یک از عقود و قراردادها و امثالهم در دسته سند رسمی قرار می‌گیرند.
دعوی ابطال سند رسمی
یکی از دعاوی پرتکرار در دادگاه‌های حقوقی، دعوی مربوط به ابطال سند رسمی است. ممکن است یک ملک از طریق مالک به چند نفر فروخته شود یا سند رسمی که در دست داریم مطابق مقررات و تشریفات خاص خود تنظیم نشده باشد. از مصادیق تنظیم نادرست سند رسمی زمانی است که نسبت به مال مجهولی تنظیم شود یا اینکه اختفا نسبت به تعهد موضوع سند رسمی اتفاق بیوفتد و مواردی از این قبیل که سبب می‌شود سند رسمی از اعتبار بیوفتد.
چه کسی می‌تواند دعوی ابطال سند رسمی را اقامه کند؟ ذینفع از سند در دادگاه صالح مثلا دادگاه وقوع مال غیرمنقول در مورد مالکیت، مزاحمت، تصرف عدوانی، ممانعت از حق و تمامی حقوق متعلق به مال غیر منقول و در مورد اموال منقول هم ماده 11 قانون آیین دادرسی مدنی دادگاه محل اقامت خوانده را صالح می‌داند.
از آن‌جایی که سند رسمی معتبر است و دعوی برای ابطال آن یک استثنا می‌باشد باید تمامی شرایط احراز شود تا دعوی اقامه گردد و حکم از سوی محاکم صادر شود. دعاوی ابطال سند رسمی در مورد اسناد مجعول، اسناد مالکیت معارض، اسناد صوری و غیرواقعی، اسناد صادر شده از طریق کلاهبرداری و سایر جرائم و اسناد تضمینی که به دارنده سپرده یا منتقل شده است، قابل اقامه خواهد بود. در ادامه به توضیح مختصر هر یک خواهیم پرداخت:
اسناد جعل شده
در توضیح موارد فوق باید گفت، سند مجعول سندی است که به قصد فریب و به طرق نامشروعی مانند استفاده غیرمجاز از مهر دولتی تنظیم شده باشد و طیف گسترده‌ای از کارت پایان‌خدمت، شناسنامه و پاسپورت، اسناد گمرکی و مالکیت و غیره را در برمی‌گیرد. البته که علیه جعل‌کننده ابتدا دعوی کیفری اقامه می‌شود و در کنارش دعوی حقوقی مبتنی بر ابطال سند رسمی نیز الحاق می‌شود.
اسناد مالکیت معارض
اسناد مالکیت معارض معمولا دو سند مقدم و موخری است که بخشی از ملک در قبلی وجود داشته و در سند بعدی نیز اضافه شده است. در واقع سند مالکیت می‌تواند نسبت به 6 دانگ یک ملک یا حتی 1 دانگ آن صادر شود. همچنین تمام حق و حقوق ناشی از ملکیت یک ملک مانند حق ارتفاق نیز می‌تواند معارض باشد. در تمام این موارد، سند مالکیت جدید و موخر نسبت به سند مالکیت اولیه یا مقدم، معارض است. دادگاه باید برای بررسی سند دوم اقدام کند و تا زمانی که رایی صادر نشده، سند دوم معارض باقی می‌ماند.
اسناد صوری
اسناد صوری و غیرواقعی بدون قصد واقعی و معمولا برای یک هدف پنهانی تنظیم می‌شود مانند معاملات به قصد فرار از دین از سوی فرد ورشکسته که در صورت تنظیم سند، چنین اسنادی قابل ابطال است.
اسناد کلاهبرداری
دعاوی مربوط به کلاهبرداری در صلاحیت دادگاه‌های کیفری است اما ابطال اسناد حاصل از آن و سایر جرائم مانند مورد جعل باید در کنار دعوی کیفری، در دادگاه حقوقی مطرح شود.
سندهای ضمانتی
اسناد ضمانتی هم در مواقعی اتفاق می‌افتد که فردی جهت ضمانت برای قرضی که گرفته یا شرکت در امر مضاربه به وام‌دهنده قولنامه‌ای می‌دهد تا صرفا پشتیبان قرضی که کرده باشد تا آن را به موقع بپردازد ولی وام‌دهنده فراتر رفته و با سواستفاده فرد وام‌گیرنده را ملزم به تنظیم سند رسمی ملک خود به نام او کند. چنین اسنادی قابل ابطال به موجب حکم دادگاه می‌باشد.
بعد از ارائه اسناد موجود و دلایل مبنی بر اثبات ادعای بطلان، دادگاه به بررسی همه‌جانبه پرونده می‌پردازد و اقدام به صدور رای می‌کند. در صورت گذشته زمان اعتراض، یا بررسی دادگاه تجدیدنظر پس از اعتراض و قطعی شدن رای، دادگاه برای ذینفع گواهی قطعیت صادر می کند. با ارائه آن به اداره ثبت اسناد و املاک، رئیس اداره ثبت بررسی‌های لازم را انجام داده و سپس پرونده را به دفتر املاک ارجاع می‌دهد.
متصدی دفتر املاک سوابق و ملاحضات قانونی و محتویات پرونده را بررسی کرده و آن را با مدراک ثبت شده در سیستم اداره ثبت تطبیق می‌دهد. پس از کسب اطمینان مراتب اولیه ابطال سند رسمی مذکور در ستون ملاحضات دفتر املاک قید می‌شود. قدم بعدی تنظیم سند درست و جدید است.
در پیش نویس سند مالکیت جدید، باید مشخصات کامل مالک جدید، تشریح جریان این پرونده در پروسه ثبتی، اینکه چطور سند قبلی باطل شده است، شماره و تاریخ ابطال آن و مواردی از این قبیل واضح و جامع درج شود.
در مورد سندی که باطل شده است، اداره‌ی ثبت، بخشنامه ای را خطاب به دفاتر اسناد رسمی، مبنی بر ابطال سند مالکیت اولیه ارسال می کند تا از معامله با آن در هر مکان و زمانی جلوگیری شود. در واقع این یک سیستم سراسری خواهد بود. ضمنا اگر کسی سند مالکیت اولیه را که باطل شده و از اعتبار افتاده است، به طریقی به اداره‌ی ثبت تسلیم کند، این نهاد پرونده ثبتی تشکیل داده و شواهد را درج خواهد کرد.
همانطور که در ابتدای مطلب نیز گفته شد، ابطال سند رسمی یک استثنا است و اصل بر این است که سند رسمی درست تنظیم شده و هیچ ایرادی بر آن وارد نیست. برای اثبات خلاف آن در دادگاه، خصوصا اگر سند علیه شما مورد استفاده قرار گرفته، لازم است تا از ایراد سند 100% مطمئن باشید تا ادعای ابطال آن را مطرح کنید، در غیر این صورت، هم پرونده را خواهید باخت و هم طرف مقابل که صاحب سند هم هست می‌تواند برای ورود خسارت ناشی از اطاله و طولانی شدن دادرسی، از شما مطالبه خسارت نماید.
