تاثیر استفاده از اسناد رسمی در کاهش دعاوی حقوقی و طرح پرونده‌های قضایی تلاش‌هایی را از سوی جامعه حقوقی برای ترویج استفاده از این اسناد به‌جای اسناد عادی به همراه داشته است.
ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی در مقام تعریف سند می‌گوید: «سند عبارت است از هر نوشته که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد» ماده ۱۲۸۶ قانون مذکور نیز سند را بر دو قسم عادی و رسمی تقسیم کرده است.
همچنین در ماده ۱۲۸۷ همان قانون در تعریف سند رسمی می خوانیم: «اسنادی که در اداره ثبت اسناد وو املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مامورین رسمی در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند رسمی است.»
از این تعریف قابل برداشت است که سایر اسناد در حوزه اسناد عادی قرار دارد. هرچند از صدر ماده ۴۶ قانونن ثبت با این عبارت «ثبت اسناد اختیاری است مگر در موارد ذیل » استنباط می‌شود، اصل بر اختیاری بودن ثبت اسناد است، لکن آن چه اسناد رسمی را از اسناد عادی متمایز می‌سازد تشریفات ناظر به ثبت و آثار ثبت اسناد رسمی است.
در این نوشتار به‌طورر اجمال به اهمیت و جایگاه اسناد رسمی که در آثار ثبت آنها متجلی است، می‌پردازیم.
قلمرو اعتبار جایگاه اسناد رسمی رسمی
ماده ۱۲۹۰ قانون مدنی در این خصوص می‌گوید: « اسناد رسمی درباره طرفین و وراث و قائم مقام آنان معتبر است و اعتبار آنها نسبت به اشخاص ثالث در صورتی است که قانون تصریح کرده باشد.» در صورتی که مطابق ماده ۱۲۹۱ قانون مذکور اعتبار اسناد عادی محدود بوده و تنها در دو مورد اعتبار اسناد رسمی را داشته و درباره طرفین و وراث و قائم مقام آنان معتبر می‌داند.
یکی اینکه طرفی که سند بر علیه او اقامه شده صدور آن را از مشارا‌لیه تصدیق نماید و دیگر اینکه در محکمه ثابت شود، سندی را که موردد تکذیب بوده فی‌الواقع طرف آن را مهر یا امضا کرده است.
اعتبار تاریخ اسناد رسمی
ماده ۱۳۰۵ قانون مدنی در این مقام بیان می‌دارد: «در اسناد رسمی تاریخ تنظیم معتبر است حتی بر علیه اشخاص ثالث ولی در اسناد عادی تاریخ فقط درباره اشخاصی که شرکت در تنظیم آنها داشته و ورثه آنان و کسی که به نفع او وصیت شده معتبر است.» پرواضح است که تاریخ اسناد عادی متزلزل بوده و قابل تغییر است. به سهولت می‌توان تاریخ را در اسناد عادی مقدم یا موخر نوشت و از این حیث نسبت به اشخاص ثالث معتبر نمی‌باشد.
عدم پذیرش اسناد عادی در محاکم و ادارات دولتی
از جمع مواد ۴۶ و ۴۷ قانون ثبت چند نکته قابل برداشت است:
- اصل بر اختیاری بودن ثبت اسناد است مگر اینکه نصی بر اجباری بودن وجود داشته باشد.
- در فرض وجود اداره ثبت اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی، ثبت اسناد مربوط به کلیه عقود و معاملات راجع به عین یا منافع اموال غیرمنقول که در دفتر املاک ثبت شده و صلح‌نامه و هبه‌نامه و شرکت‌نامه اجباری است.
ضمانت اجرای عدم ثبت این‌گونه اسناد در ماده ۴۸ قانون مذکور چنین آمده : «سندی که مطابق مواد فوق باید به ثبت برسد و به ثبت نرسیده در هیچ یک از ادارات و محاکم پذیرفته نخواهد شد.»
تحدید آسیب‌پذیری اسناد رسمی
از آنجا که تنظیم و ثبت اسناد رسمی از پشتوانه قانونی برخوردار است کمتر در معرض آسیب پذیری قرار می‌گیرد. با وصف اینکه اسناد عادی در مرجعی به ثبت نمی‌رسد، می‌توان گفت آسیب‌پذیری همزاد آن می باشد. از طرفی مطابق ماده ۱۲۹۲ قانون مدنی در مقابل اسناد رسمی انکار و تردید مسموع نیست و طرف می‌تواند ادعای جعلیت نسبت به اسناد رسمی کند یا ثابت نماید که این اسناد به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است. در صورتی که برابر ماده ۲۱۶ قانون آیین دادرسی مدنی نسبت به اسنادد عادی می‌توان ادعای تردید و انکار نمود. در این فرض بار اثبات این ادعا نیز به عهده ابراز کننده سند عادی است. بنابراین آسیب‌پذیری اسناد عادی که هم قابل انکار و تردید است و هم می‌توان نسبت به آنها ادعای جعلیت کرد به مراتب بیشتر از اسناد رسمیی که فقط می‌توان نسبت به آنها ادعای جعلیت کرد، می‌باشد.
عدم استماع انکار مندرجات اسناد رسمی
برابر ماده ۷۰ قانون ثبت اسناد و املاک سندی که مطابق قوانین به ثبت رسیده است تمام محتویات و امضاهای مندرجه در آن معتبر خواهد بود مگر اینکه مجعولیت آن ثابت شود. بنابراین انکار مندرجات اسناد رسمی راجع به اخذ تمام یا قسمتی از وجه یا مال و یا تعهد به تادیه وجه یا تسلیم مال مسموع نیست. قانونگذار برای این حکم، ضمانت اجرائی «انفصال موقت» در فراز پایانی ماده مذکور پیش‌بینی کرده است.
تعیین مجازات استنکاف از اعتبار دادن اسناد رسمی
به لحاظ اهمیت ویژه جایگاه اسناد رسمی ، قانونگذار، استنکاف از اعتبار دادن اسناد رسمی را جرم‌انگاری کرده است. ماده ۷۳ قانون ثبت در این خصوص می‌گوید: «قضات و مامورین دیگر دولتی که از اعتبار دادن به اسناد ثبت شده استنکاف نمایند در محکمه انتظامی یا اداری تعقیب می شوند و در صورتی که این تقصیر قضات یا مامورین بدون جهت قانونی باشد و به همین جهت ضرر مسلم نسبت به صاحبان اسناد رسمی متوجه شود محکمه انتظامی یا اداری علاوه بر مجازات اداری، آنها را به جبران خسارات وارده نیزز محکوم خواهد نمود.»
تکلیف دادگاه در اعلام بی اعتباری سند رسمی
مطابق ماده ۷۱ قانون دفاتر اسناد رسمی به لحاظ اهمیت و جایگاه اسناد رسمی و آثاری که بر آن مترتب است، محاکم دادگستری مکلفند در هر مورد که رأی بر بی اعتباری سند رسمی صادر می‌کنند مراتب را به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اعلام کنند.
لازم‌الاجرا بودن مفاد اسناد رسمی
مطابق ماده ۹۲ قانون ثبت اسناد و املاک مدلول کلیه اسناد رسمی راجع به دیون و سایر اموال منقول بدون احتیاج حکمی از محاکم عدلیه لازم‌الاجرا است. بنابراین از جمله امتیازات برجسته اسناد رسمی این است که مطالبه دیون و تعهدات مالی موضوع اسناد لازم‌الاجرا از طریق اجرای ثبت قابل پیگیری و وصول بوده و مستغنی از طرح دعوا در محاکم دادگستری است. ترتیبات صدور اجرائیه، ابلاغ اجرائیه، توقیف اموال، مزایده و فروش اموال، شکایت از عملیات اجرائی و در نهایت استیفای حقوق متعهدله سندد رسمی در آیین‌نامه اجرای مفاد جایگاه اسناد رسمی لازم‌الاجرا پیش‌بینی شده است.