سند رسمی نقش مهمی در کاهش پرونده دادگاه ها به همراه دارد

از جمله دغدغه‌های قانونگذار یافتن راهکار‌های مناسب به‌منظور کاهش پرونده‌های قضایی است. این دغدغه را نیز می‌توان در وضع جزء 2 بند ج ماده 212 قانون برنامه پنج‌ساله پنجم توسعه جمهوری اسلامی ایران مصوب 1389 ملاحظه کرد. قانونگذار راهکاری ارائه می‌دهد تا با نظام‌مند کردن اسناد، گام مثبتی در کاهش پرونده‌های محاکم برداشته شود. سند رسمی ویژگی‌ها و امتیازاتی ‌دارد که می‌تواند این دغدغه را برطرف کند.

ماده 1284 قانون مدنی در مقام تعریف سند می‌گوید:

«‌سند عبارت است از هر نوشته که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد.»

براساس این تعریف در دعاوی حقوقی و کیفری «سند» از ادله اثبات دعوا محسوب می‌شود. منظور از«‌دعوا»، ادعایی است که خواهان یا شاکی مطرح می‌کنند. مقصود از «دفاع»‌ پاسخی است که خوانده یا متهم در اصل موضوع و ماهیت آن ابراز می‌دارند. با این وجود، آنچه که به یک نوشته اعتبار می‌بخشد، قابلیت استناد آن در حوزه دعوا یا پاسخ به آن است. برابر ماده 1286 همان قانون، سند بر دو نوع است: رسمی و عادی.

سند رسمی و عادی

ماده 1287 قانون مدنی، سند رسمی را این چنین تعریف می‌کند:«اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مامورین رسمی در حدود صلاحیت آن‌ها و برطبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد رسمی است.» از این تعریف همزمان دو مطلب قابل برداشت است. مطلب اول؛ معرف مراجعی است که سند رسمی تنظیم می‌کنند و مطلب دوم؛ موید شرایطی است که به نوشته رسمیت می‌بخشد. قانونگذار در این ماده سه مرجع را برای تنظیم سند رسمی پیش‌بینی کرده است. این مراجع عبارتند از:

1. اداره ثبت اسناد و املاک
2. دفاتر اسناد رسمی که در نزد عموم جامعه محضر خوانده می‌شود. دفاتر ازدواج و طلاق را نیز باید جزء این دسته بدانیم.
3. سایر مامورین رسمی (دولت).

شرایط اساسی برای تنظیم سند

• تنظیم سند نزد مامور رسمی‌: منظور از «مامور رسمی» کسی است که مشغول خدمت باشد. بنابراین مامور منفصل از خدمت، مستعفی و بازنشسته متصف به‌ وصف رسمی نیستند. بنابراین تنظیم سند نزد ماموری که بنا به دلایلی مشغول خدمت نباشد، رسمی تلقی نمی‌شود. سران اسناد رسمی ودفاتر ازدواج و طلاق مستخدم دولت نیستند ولی مامور شناخته می‌شوند.
• صلاحیت مامور در تنظیم سند: برای آنکه سند از وصف رسمی برخوردار باشد، به‌عبارتی رسمی شناخته شود باید ماموری که سند نزد او تنظیم می‌شود، صلاحیت تنظیم آن را داشته باشد. به‌عنوان مثال صدور شناسنامه در صلاحیت ماموران رسمی اداره ثبت احوال است و صدور سند مالکیت در صلاحیت مامورین رسمی اداره ثبت اسناد و املاک.
• رعایت تشریفات و مقررات قانونی‌: برای آنکه سند، رسمی شناخته شود باید تمام تشریفات و مقررات مربوط به آن رعایت شود. به‌تعبیری مقدمات کار به‌نحو صحیح صورت گیرد. درعین حال عدم رعایت برخی از تشریفات که در قانون منصوص است؛ سند را از رسمیت نمی‌اندازد. مانند عدم الصاق تمبر که در ماده 1294 قانون مذکور پیش‌بینی شده: «‌عدم رعایت مقررات راجعه به حق تمبر که به اسناد تعلق می‌گیرد و سند را از رسمیت خارج نمی‌کند.»
• البته ناگفته نماند شرط چهارمی هم باید به شرایط سه‌گانه فوق اضافه کرد و آن «امضای ذیل نوشته» است. از ماده 1301 قانون مدنی که می‌گوید: «‌امضایی که در روی نوشته یا سندی باشد به ضرر امضا‌ کننده دلیل است.» استنباط می‌شود که آنچه به نوشته و یک متن ارزش می‌دهد امضای ذیل آن است و چنانچه نوشته فاقد امضا باشد، قابل استناد نخواهد بود.

با شناخت سند رسمی، اسناد عادی به‌سهولت قابل تشخیص است. ماده 1289 همان قانون در این خصوص می‌گوید: «‌غیر از اسناد مذکوره در ماده 1287 سایر اسناد عادی است.» بنابراین اسنادی که در نزد مراجع سه‌گانه یاد شده تنظیم نشود یا این که شرایط سه‌گانه مذکور رعایت نشود، «عادی» محسوب می‌شود.

چرا سند رسمی

اسناد رسمی از آثار متعددی برخوردار است که موارد زیر از جمله آثاری است که در کاهش بار دادگاه‌ها نقش برجسته‌ای دارد:

• اعتبار سند رسمی: بدون تردید قانون در مقابل رعایت مقرراتی که در تنظیم اسناد رسمی لازم دانسته؛ اعتبار مخصوصی به آن اسناد داده است؛ که اسناد عادی فاقد آن است. زیرا اسناد مزبور همان‌طور که بیان شد به‌وسیله مامورین رسمی که مسئولیت در مقابل قانون دارند با رعایت تشریفات مخصوصی تنظیم می‌شود و شایسته است که اعتماد عمومی نسبت به اقدامات آنان جلب شود و قانون اقدامات آن‌ها را صحیح فرض کند تا بتواند نظم تعاملات اجتماعی و سلامت آن را در کشور تامین کند.

بنابراین اسنادی که به‌وسیله مامورین رسمی در حدود مقررات قانونی تنظیم شده است مادام که خلاف آن ثابت نشود، معتبر شناخته می‌شود. قطعا این اعتبار در کاهش بار دادگاه‌ها موثر است. یک راهکاری که می‌تواند کاهش بار دادگاه‌ها را تضمین کند؛ این است که ثبت اسناد اجباری شود. پرواضح است که در حال حاضر اصل بر اختیاری بودن ثبت اسناد است. از جمع مواد 46 و 47 قانون ثبت مصوب 1310 برداشت می‌شود

1. ثبت سند اختیاری است و بر همین اساس ماده 30 قانون دفاتر اسناد رسمی پیش‌بینی کرده است که «‌سردفتران و دفتریاران موظفند نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعین اقدام نمایند مگر آنکه مفاد و مدلول سند مخالف با قوانین و مقررات موضوعه و نظم عمومی یا اخلاق حسنه باشد که در این صورت باید علت امتناع را کتبا به تقاضا‌کننده اعلام نمایند.»
2. اجباری بودن ثبت سند نیازمند نص قانونی است. مواد مذکور نیازمند بازنگری است؛ زیرا این مواد پاسخگوی زمانی بوده که حجم معاملات در سطح پایینی قرار داشته است؛ از این رو پاسخگوی حجم مبادلات امروزی که با منافع عمومی و اقتصاد کشور گره خورده است، نیست. امروز که سازمان ثبت در حال گذر از ثبت سنتی به ثبت نوین است؛ با توجه به فناوری‌های جدید ایجاب می‌کند دامنه تعریف سند رسمی را توسعه دهیم یا این که ‌ثبت اسناد را اجباری بدانیم. زیرا تامین نظم اجتماعی درگرو آن است. بنابراین همانگونه که ثبت املاک اجباری است، شایسته است به لحاظ نظام بخشی تعاملات اجتماعی و صیانت از حقوق مردم ثبت اسناد را هم اجباری بدانیم.

• قدرت اجرایی سند رسمی: قدرت اجرایی سند یکی از آثار سند رسمی است که ذی‌نفع می‌تواند بدون رسیدگی قضایی درخواست اجرا مفاد آن را بخواهد. در صورتی که سند رسمی از چنین قدرتی برخوردار بوده و تحصیل حاصل است. با این توصیف خصیصه لازم‌الاجرا بودن سند رسمی کاهش بار دادگاه‌ها را به ارمغان دارد.

باوجود اینکه قانون‌، اعتبار مذکور را برای اسناد رسمی تعریف و پیش‌بینی کرده است‌؛ در عمل مشاهده می‌شود که مردم کمتر به این امتیاز توجه داشته و از طریق مراجعه به دادگاه مطالبات خود را وصول می‌کنند. آگاهی بخشی از مزایای منحصر به‌فرد اسناد رسمی نیز می‌تواند گام موثری در کاهش حجم پرونده‌ها باشد. زیرا چنانچه مردم بدانند تمام امتیازات و تضمیناتی که در محاکم پیش‌بینی شده بدون کم و کاست در اجرای ثبت هم حاکم است و چنانچه بدانند دادرسی زمان‌بر و پرهزینه است ولی فرایند مطالبه از طریق اجرای ثبت از یک طرف کوتاه‌تر و از طرفی پرهزینه نیست. قطعا به‌جای مراجعه به دادگستری به اجرای ثبت متوسل خواهند شد.

عاطفه زاهدی