شرکت یا موسسه مکانی تشکیل شده از چند فرد بوده که برای پیشبرد اهداف و فعالیت های اقتصادی به دور هم جمع شده اند. هر چند که شرکت و موسسه در معنا با هم تفاوت هایی دارند که در ادامه به آنها اشاره خواهیم کرد؛ اما افرادی که قصد دارند اقدام به ثبت موسسه یا شرکت جدیدی کنند، باید مراحل یکسانی را پشت سر بگذارند. در این مقاله تمام اطلاعات لازم راجع به نحوه ثبت شرکت، مدارک مورد نیاز و کلیه مراحل را به طور دقیق شرح داده ایم تا افرادی که قصد ثبت شرکت/موسسه را دارند، به راحتی برای آن اقدام کنند.
آشنایی با شرکت و انوع آن
در ماده 571 قانون مدنی تعریف شرکت به این گونه آمده است: “شرکت عبارت است از اجتماع حقوق مالکین متعدد در شی واحد به نحو اشاعه.” شرکت در واقع قراردادی بین چند شریک بوده که سود حاصل از شرکت را بین خود تقسیم خواهند کرد. شرکت ها به 2 دسته مدنی و تجاری تقسیم می شوند. شرکت های تجاری که متداول ترین نوع شرکت ها هستند، شامل 7 نوع مختلف بوده که هر کدام دارای آثار حقوقی مخصوص به خود هستند.
- شرکت سهامی (عام و خاص): در شرکت سهامی، سرمایه به صورت سهام مساوی تقسیم می شود و حداقل متشکل از سه نفر می باشد. در قانون اشاره شده که این شرکت ها برای امور تجاری و بازرگانی تشکیل داده می شوند. صاحبان سرمایه شرکت سهامی که دارای سهام مساوی هستند را سهام دار یا صاحب سهم می گویند. این شرکت ها به دو دسته سهامی عام و سهامی خاص تقسیم می شوند. شرکت سهامی عام به شرکتی می گویند که بخشی از سرمایه اش توسط فروش سهام به مردم تامین می شود. اما در شرکت های سهامی خاص تمام سرمایه توسط صاحبان شرکت تامین می شود.
- شرکت تضامنی: این نوع شرکت برای انجام امور تجارتی بین 2 نفر یا بیشتر، تشکیل می شود. در شرکت تضامنی اگر دارایی شرکت برای پرداخت قروض کافی نباشد، موسسان شرکت وظیفه دارند تا به صورت اشتراکی بدهی های آن را پرداخت کنند.
- شرکت با مسئولیت محدود: در این نوع شرکت موسسان یا همان شرکا، فقط به میزان سرمایه خود وظیفه دارد تا بدهی های شرکت را پرداخت کنند.
- شرکت مختلط غیر سهامی: این شرکت بین چند نفر شریک ضامن و چند نفر شریک با مسئولیت محدود (بدون انتشار سهام)، تشکیل می شود.
- شرکت مختلط سهامی: شرکت مختلط سهامی به شرکتی می گویند که از چند نفر شریک ضامن یا شرکای سهامی به وجود آمده است.
- شرکت تعاونی تولید و مصرف: شرکت تعاونی تولید و مصرف شرکتی است که تمام یا 51% سرمایه آن در اختیار شرکت تعاونی قرار می گیرد.
- شرکت نسبی: شرکت نسبی به شرکتی می گویند که مسئولیت هریک از شرکا به نسبت سرمایه ای که در شرکت وارد کرده اند، سنجیده می شود.
آشنایی با موسسه و انواع آن
موسسه برخلاف شرکت که جنبه تجارتی دارد، یک شخصیت حقوقی فاقد مفهوم تجارت است. بیشتر موسسات در زمینه های آموزشی، فرهنگی، خیریه و عالم المنفعه و مواردی از این قبیل فعالیت دارند. موسسات براساس مالکیت و اهداف به دسته های مختلفی تقسیم می شوند.
تقسیم بندی براساس مالکیت
- موسسات بخش دولتی (عمومی): همانطور که از نام این موسسات پیداست، موسسات بخش دولتی در اختیار دولت قرار دارد. مانند ارگان شهرداری
- موسسات بخش تعاونی: این موسسات توسط عده ای از اشخاص حقیقی یا حقوقی تشکیل شده و برای بهبود شرایط اعضای آن فعالیت می کند.
- موسسات بخش خصوصی: موسسات بخش خصوصی در مالکیت اشخاص حقیقی و حقوقی خصوصی قرار دارند.
تقسیم بندی براساس هدف
- موسسات غیرانتفاعی: این موسسات بدون قصد انتفاع و برای پیشبرد اهدافی که به نفع جامعه است، تشکیل می شوند.
- موسسات انتفاعی: این موسسات توسط دولت یا اشخاص حقیقی و حقوقی تشکیل شده و هدفش رسیدن به سود و انتفاع است.
چرا باید شرکت یا موسسه را ثبت کرد؟
هر فردی که قصد شروع به فعالیت و کار جدیدی را داشته باشد، باید در ابتدا شرکت و برند تجاری خود را به ثبت برساند. زمانی که شرکت ثبت شود کار به صورت رسمی و قانونی شروع شده و از مزایا و پشتیبانی هایی که دولت برایشان در نظر می گیرد، بهره مند خواهد شد. همچنین با ثبت شرکت، اعتبار و موقعیت شرکت بالاتر خواهد رفت؛ چرا که برخی ارگان های بزرگتر برای برون سپاری فعالیت های خود از شرکت هایی که دارای مجوز و ثبت شده هستند، استفاده خواهند کرد. از دلایل دیگر فواید ثبت شرکت می توان به وارد کردن تخصص های بیشتر در فعالیت های گروهی و تقسیم سود و ضرر و زیان بین شرکا اشاره کرد.
مراحل ثبت شرکت در ایران
- پیدا کردن شریک مناسب خود: همانطور که در تعاریف شرکت ها گفته شد، شرکت از شراکت حداقل 2 نفر به وجود می آید. این بدان معنی است که یک فرد به تنهایی نمی تواند برای تاسیس و ثبت شرکت اقدام کند. حداقل تعداد شرکا برای شرکت های با مسئولیت محدود 2 نفر و برای شرکت های سهامی خاص و عام 3 نفر تعریف شده است. قاعدتا برای انتخاب شریک باید شخصی را انتخاب کنید که به طور کامل از او شناخت دارید و او را فردی مطمئن و قابل اعتماد می دانید. فاکتور دیگر برای انتخاب شریک، آشنایی با کسب و کار مورد نظر شما است. بهتر است فردی را به عنوان شریک در نظر بگیرید که با کسب و کار شرکت و اهداف آن آشنایی داشته باشد.
- ثبت نام در سایت ثبت شرکت ها: برای ثبت شرکت یا موسسه خود باید به سامانه سایت اداره کل ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری وارد شوید. در آنجا از منوی “ثبت تاسیس” نوع شرکت مورد نظر خود را انتخاب کنید و فرم مربوط به پذیرش تاسیس را تکمیل نمایید.
- انتخاب نام برای شرکت: انتخاب نام مناسب برای شرکت از جمله مراحل بسیار مهم است. نام شرکت باید هویت تجاری را مشخص کند و کاملا متناسب با آن باشد. برای اینکه چه نامی مناسب شرکت شما می باشد، بهتر است تحقیقات زیادی را پیش از گزینش نام داشته باشید. بعد از وارد کردن نام شرکت، یک کد پیگیری به فرد داده می شود که با استفاده از آن می توان وضعیت ثبت شرکت را پیگیری کرد.
- مدت زمان فعالیت و موضوع آن: در این گام باید مدت زمانی که شرکت قصد فعالیت دارد را مشخص کرد. برای انتخاب مدت زمان فعالیت، دو گزینه محدود و نامحدود در اختیار دارید که بهتر است با مشورت شرکا یکی از آن دو را انتخاب کنید. همچنین باید موضوع فعالیت شرکت به طور کامل بیان شود.
- وارد کردن آدرس شرکت: در بخش اطلاعات مرکز اصلی، باید آدرس شرکت به طور کامل و درست وارد شود. اگر در این زمان هنوز برای شرکت خود مکان مناسبی پیدا نکردید، می توانید آدرس محل سکونت خود یا یکی از شرکا را وارد کنید. آدرس وارد شده باید در دسترس باشد تا زمانی که سازمان ثبت شرکت مدارک را ارسال می کند، در دریافت آن مشکلی پیش نیاید.
- مشخص کردن سرمایه شرکت: این بخش به وارد کردن سرمایه موجود اختصاص دارد. شرکت هایی که از نوع مسئولیت محدود هستند، باید حداقل سرمایه و شرکت های سهامی تعداد سهام و ارزش آن ها را وارد کنند. حداقل سرمایه برای شرکت های با مسئولیت محدود 100 هزار تومان می باشد.
- وارد کردن اطلاعات شرکای شرکت: تمام اطلاعات هویتی افراد اعم از اسامی و شماره کارت ملی را باید در این بخش وارد کرد. شرکت هایی که دارای بیش از 150 نفر شریک هستند باید فایل ثبت نام را از سایت دانلود کرده و اطلاعات اعضا را در آن وارد کنند.
- مشخص کردن سمت اشخاص: سمت کلیه شرکا باید به صورت مدیرعامل، رئیس هیئت مدیره و …. مشخص شود. در این بخش علاوه بر سمت باید زمان شروع فعالیت اشخاص نیز مشخص شود.
- وارد کردن سهام شرکا: در گام نهم لازم است تا میزان سهم و سرمایه هر کدام از شرکا به صورت کامل قید شود.
- اختیارات و مسئولیت ها: اطلاعات مربوط به مسئولیت ها و اختیارات هر کدام از نمایندگان شرکت باید در این بخش وارد شود.
- شعب شرکت: اگر شرکت دارای شعبه بود، باید مشخصات شعب را در اینجا وارد کنید. در غیر این صورت از مرحله عبور کرده و وارد گام بعدی شوید.
- تعیین روز سالی – ماهی: گام 12 به مشخص کردن روز ماه و سالی اختصاص دارد. با مشخص کردن این بخش باید گزارش های مالی در همان زمان ها ارسال شوند.
- وارد کردن متن صورت جلسه: در این بخش باید صورت جلسه تمام افراد اعم از هیئت مدیره، مسئول و رکن اداره کننده به صورت کامل وارد شود.
- ثبت تقاضا: بعد از گذر از 13 گام پیشین، باید تقاضانامه خود را به ثبت برسانید.
- تکمیل اساسنامه: در این گام متن اساسنامه در اختیار فرد قرار گرفته و شخص می تواند مراحلی که تاکنون طی کرده را در صورت نیاز اصلاح نماید.
- تکمیل شرکتنامه: این گام هم به دریافت متن شرکت نامه اختصاص دارد و فرد باید متن آن را بعد از دریافت، مورد بررسی قرار داده و به تایید برساند.
- تکمیل تقاضانامه: این گام همچون گام های 15 و 16 به تایید اطلاعات مدارک فرد مربوط می شود.
- تکمیل مدارک: برای ثبت شرکت نیاز به تکمیل مدارک زیر است:
دو نسخه از شرکت نامه تکمیل شده، دو نسخه از اساسنامه تکمیل شده، دو نسخه از تقاضانامه تکمیل شده، دو نسخه از صورت جلسه مجمع عمومی شرکت، فتوکپی شناسنامه تمام شرکا و مدیران هیئت نظارت، اصل مجوز فعالیت از مراجع ذیربط (برای مواردی که نیاز به اخذ مجوز دارند)، گواهی عدم سوء پیشینه تمام اعضای هیئت مدیره و مدیرعامل، اصل وکالت نامه برای مواردی که ثبت شرکت توسط یک وکیل انجام شده باشد و ارائه اقرارنامه مدیران و بازرسان.
- بعد از تکمیل مدارک و فرم های مربوطه، باید شرکا تمام مدارک را امضا کنند و به اداره ثبت شرکت ها ارسال نمایند.
حالات پس از ارسال مدارک ثبت شرکت
زمانی که مدارک ثبت شرکت را ارسال کردید و مورد بررسی قرار گرفت، با یکی از 3 حالت زیر روبرو خواهید بود:
- صدور آگهی: اگر کلیه مدارک و فرم های ارسال شده فاقد هرگونه مشکلی باشد، با این حالت مواجه خواهید شد. در این زمان شخص باید حضورا برای صدور آگهی به اداره ثبت شرکت ها برود و امضای دفاتر را دریافت کند. بعد از آن نیز باید از طریق سایت روزنامه رسمی نسبت به دریافت روزنامه رسمی شرکت اقدام کرد.
- رد شدن پرونده: این حالت زمانی اتفاق می افتد که مدارک ارسالی دارای نقص بوده و قابل رفع شدن نباشد. در این شرایط فرد باید مجددا نسبت به تکمیل مراحل ذکر شده اقدام کند.
- ناقص بودن پرونده: در صورتی که مدارک دارای نقص بوده و بتوان آنها را رفع کرد، حالت ناقص بودن پرونده به شخص ابلاغ خواهد شد. در این زمان یکی از شرکا باید نسبت به رفع نواقص اقدام کنند.
