شاید تا کنون عنوان قراردادهای محرمانگی به گوشتان خورده باشد. اگر اندکی در این زمینه میدانید و یا تمایل دارید تا اطلاعات خود را در این حوزه افزایش دهید و یا حتی اگر تا کنون چنین عنوانی به گوشتان نخورده است، در این مقاله با ما همراه شوید تا ضمن معرفی و توضیح قراردادهای محرمانگی، در مورد ضرورت استفاده از این قراردادها در مشاغل مختلف با شما صحبت کنیم.
قراردادهای محرمانگی در زمینه های مختلفی کاربرد دارند. این کاربرد می تواند در مورد لیست مشتریانی باشد که یک شرکت برای تهیه آن سالها زحمت کشیده است و یا می تواند مربوط به اطلاعات پرسنل و یا کارمندانی باشد که برای یک کسب و کار از اهمیت بالایی برخوردار است. لذا می توان با استفاده از قراردادهای محرمانگی از اطلاعات مهم و محرمانه کسب و کارها و یا نهادهای مختلف محافظت نمود. به نحوی که از بروز ضرر و زیان به آن مجموعه جلوگیری شود.
آشنایی با قراردادهای محرمانگی
قراردادهای محرمانگی که به عنوان پیش قراردادهای محرمانگی نیز شناخته می شوند، معمولا پیش از انعقاد قراردادهای تجاری کاربرد دارند. در این قراردادها، پیمانکار اجرایی تجارت موظف میشود تا ارزیابی اولیه انجام دهد. قراردادهای محرمانگی را میتوان به صورت یک جانبه یا دوجانبه تنظیم نمود.
برخی از افراد معتقدند، قراردادهای محرمانگی پیش از آنکه یک قرارداد باشد، توافقی است که مابین دوطرف معامله صورت میپذیرد. به ازای این توافق اطلاعات سری متعلق به یک طرف از معامله اعم از: علوم، تکنولوژی ها و متدها در اختیار طرف دیگر معامله قرار می گیرد. البته در این توافقنامه یا قرارداد ذکر میشود که هیچ یک از طرفین معامله بدون اجازه دیگری دست به انتشار اطلاعات مزبور نزنند.
در مورد پیمان نامه عدم افشا چه میدانید؟
به نوعی می توان قراردادهای محرمانگی را نوعی از پیمان نامه های عدم افشا دانست. به طور کلی پیمان نامه های عدم افشا با هدف تبادل اطلاعات مابین دو طرف قرارداد به شرط عدم افشای اطلاعات موردنظر به نفر سوم منعقد میشوند.
در این پیمان نامه ها دو طرف قرارداد متعهد می شوند که از افشای اطلاعاتی که پس از قرارداد ذکر میشود، خودداری نمایند که این اطلاعات به طور کامل در قرارداد ذکر خواهدشد.
لازم به ذکر میباشد که قراردادهای محرمانگی و پیمان نامه های عدم افشا خود نیز به عنوان موارد محرمانه ای شناخته میشوند که نباید در اختیار سایرین قرار بگیرند.
قراردادهای محرمانگی چه کاربردهایی دارند؟
شاید این سوال برایتان مطرح شده باشد که قراردادهای محرمانگی با چه هدفی تنظیم می شوند؟ در پاسخ به این سوال باید بگوییم که هدف از این کار رعایت حقوق سری طرفین قرارداد است. ضمن اینکه اطمینان داده می شود که دانش انحصاریشان بدون کسب اجازه در اختیار دیگری قرار نخواهد گرفت. لازم به ذکر می باشد که این قراردادها با توجه به قوانین و حقوق مالکیت فکری تنظیم می شوند. در ادامه برخی از اطلاعاتی که تحت پوشش این قراردادها قرار میگیرند را بیان خواهیم کرد.
- اختراعات، طرح های اختراع و یا محصولاتی که اطلاعاتش را با دوست، شریک، همکار، کارمند، استاد و… به اشتراک گذاشته اید را می توان در قراردادهای محرمانگی قید نمود.
- طرح های مالی، تجاری و بازاریابی که تصمیم دارید در مورد آن با افراد متخصص و یا کاربلد صحبت کنید را نیز می توانید در قراردادهای عدم افشا ذکر نمایید.
- برای حفاظت از ایده های استارتاپی نیز میتوان از قراردادهای محرمانگی کمک گرفت. زیرا در این کار اسرار تجاری و یا حتی اطلاعات محرمانه شرکت در اختیار شخص و یا اشخاص دیگری قرار میگیرد. لذا میتوان با تنظیم قراردادهای عدم افشا بستری امن برای ادامه این گونه از فعالیت ها ایجاد نمود.
- برای صحبت در مورد ایده های بازاریابی به وسیله سایت ها و وبلاگ ها نیز می توانید از این قراردادها استفاده کنید.
- برای جلوگیری از افشای اطلاعات سری و محرمانه شرکت که ممکن است کارمندان و یا پیمانکاران مجموعه به آن دسترسی داشته باشند نیز میتوان از قراردادهای محرمانگی استفاده کرد.
- اطلاعات، طرحها و ایده هایی که منجر به توسعه تکنولوژی می شود را نیز می توان در این قراردادها ذکر کرد.
در برخی از قراردادهای محرمانگی، موادی که به عدم انتشار اطلاعات مربوط می شوند، به صورت صوری ذکر می شوند. اما در بسیاری از مواقع این مواد از اهمیت بالایی در قراردادها برخوردار هستند و در تنظیم آنها از افرادی ماهر و باتجربه در این زمینه کمک گرفته می شود.
لازم به ذکر می باشد که قانون به صراحت درمورد لزوم قراردادهای محرمانگی صحبت کرده است.
چه مشاغلی مشمول قراردادهای محرمانگی قرار دارند؟
معمولا قراردادهای محرمانگی در پروژه های بزرگ در حال اجرا کاربرد دارند. زیرا در این گونه از پروژه ها فاش نشدن اطلاعات از اهمیت به سزایی برخوردار می باشد. علاوه بر پروژه های بزرگ در حال اجرا می توان در پروژههایی که مبالغ زیادی در آن جابه جا میشود نیز از افشای اطلاعات جلوگیری کرد که برای این کار نیز از قراردادهای محرمانگی استفاده می شود.
در صورتی که برای انجام یک پروژه از فرمول ها و دستورالعمل های خاصی استفاده شود و این مسئله از اهمیت ویژه ای برخوردار باشد و افراد موثر در این پروژه ها اصرار بر محرمانه ماندن چنین اطلاعاتی داشته باشند، از قراردادهای محرمانگی استفاده خواهد شد.
به طور کلی می توان استفاده از قرارداهای محرمانگی را در این نوع از همکاری ها نوعی ضمانت اجرایی قانونی دانست که بر طبق قرارداد در صورتی که طرف مقابل دست به افشای اطلاعات بزند، ملزم به پرداخت خسارت خواهد شد.
از نهادهایی که محرمانه بودن اطلاعات در آن از اهمیت بالایی برخوردار است، می توان به بورس اوراق بهادار اشاره کرد. مرکز آمار کشور نیز از دیگر نهادهایی است که در قبال افشای اطلاعات مسئول خواهد بود. زیرا این مرکز متعهد به حفظ آمار و اطلاعات افراد به صورت محرمانه است. مطبوعات نیز از دیگر نهادهایی هستند که به عنوان مخاطب قراردادهای محرمانگی شناخته می شوند. زیرا خبرنگاران به سبب شغلشان در جلسات مهمی حاضر می شوند که در برخی از مواقع لازم است نسبت به افشای اطلاعات محرمانه از آنها تعهد گرفته شود. در این میان، از افرادی که افشای اطلاعات برایشان مسئله ای حیاتی و بسیار مهم تلقی می شود، می توان به مخترعین اشاره کرد. لذا این افراد پیش از عقد هر گونه قرارداد همکاری به منظور به ثمر رساندن اختراع خود، باید تعهدی از طرف مقابل مبنی بر عدم انتشار اطلاعات اختراع تهیه نمایند.
عناصر اصلی قراردادهای عدم افشای اطلاعات کدامند؟
در این نوع از قراردادها عناصر کلیدی وجود دارد که به شرح ذیل می باشند:
- در نخستین مرحله باید طرفین قرارداد و یک طرفه یا دوطرفه بودن آن مشخص شود.
- پس از آن باید اطلاعاتی که محرمانه محسوب می شوند، مشخص شوند.
- در گام سوم باید محدوده محرمانگی اطلاعات توسط گیرنده اطلاعات مشخص شود.
- سپس موارد معافیت گیرنده اطلاعات ذکر خواهد شد.
- در انتها نیز مدت زمانی برای منع افشای اطلاعات ذکر میشود.
برای تعیین طرفین قرارداد باید به چه نکاتی توجه شود؟
برای تنظیم قراردادهای محرمانگی باید مالک و گیرنده اطلاعات مشخص شوند. در برخی از مواقع گیرنده اطلاعات میتواند مطالب محرمانه را در اختیار افرادی که در قرارداد عدم افشا نامی از آنها برده نشده است، قرار دهد. لذا باید نام افرادی که اطلاعات در اختیار آنها قرار می گیرد در قرارداد ذکر شود. ضمن اینکه باید حدود مسئولیتی هریک نیز مشخص شود.
تعیین اطلاعات محرمانه چگونه است؟
منظور از تعیین اطلاعات محرمانه، دسته بندی و تعریف کامل آن است. لذا با تعیین اطلاعات محرمانه، میتوان اعلام کرد که این مطالب سری چگونه در اختیار گیرنده اطلاعات قرار گیرد. طرفین می توانند اطلاعاتی که به صورت کتبی یا شفاهی در جلسات ذکر می شوند را محرمانه قلمداد کنند.
محدوده محرمانگی اطلاعات به چه معناست؟
در زمان تنظیم قراردادهای محرمانگی باید به محدوده محرمانگی نیز توجه شود. مثلا شاید اطلاعات محرمانه مشتریان به منظور برگزاری نظرسنجی در اختیار گیرنده اطلاعات قرار گیرد. اینکه گیرنده اطلاعات بتواند از آنها برای برپایی یک نظرسنجی به نفع خود استفاده کند یا خیر، به عنوان محدوده محرمانگی اطلاعات شناخته می شود.
منظور از معافیت گیرنده اطلاعات چیست؟
به شرایطی که بر طبق آن مسئولیت گیرنده اطلاعات در برابر عدم افشا از بین می رود، معافیت گیرنده گفته می شود.
مدت زمان عدم افشای اطلاعات
همان طور که پیشتر گفتیم، مدت زمانی باید برای جلوگیری از افشای اطلاعات در قرارداد ذکر شود که با توجه به آن گیرنده اطلاعات ملزم به حفظ محرمانگی اطلاعات خواهد شد. به طور معمول برای این گونه از قراردادها مدت زمانی 2 تا 5 ساله در نظر گرفته می شود. اما این مدت می تواند بسته به اطلاعاتی که به اشتراک گذاشته می شود از زمان ذکر شده بیشتر و یا کمتر باشد.