تجارت به معاملات بزرگ و کوچکی گفته می‌شود که همواره تاجر انجام می‌دهد. لذا برای او ضروری است که قیمت خرید اجناس خود را بداند تا در موقع فروش، منافع خود را در نظر بگیرد. ممکن است بخشی از معاملات در موقع خرید و نیز در موقع فروش، به صورت نسیه بوده یا مقداری از اجناس تحویل گرفته نشده باشد، به همین دلیل، هر تاجری محتاج به یادداشت اعمال خویش در دفاتر مخصوصی است که این موضوع، لازمه کار تجارت و از ابتدایی‌ترین ضروریات آن محسوب می‌شود.
قانون تجارت به دلیل نظم امور تجارتی و برای حمایت از طبقه تجار، آنها را مکلف به داشتن دفاتری کرده است تا اولاً در موقع ورشکستگی و سایر امور، جریان روشن باشد، ثانیاً به دفاتر تجارتی اعتبار مخصوصی داده است که سندیت داشته باشد؛ زیرا خاصیت تجارت و بردن منفعت اغلب منوط به سرعت کار است و اگر هر تاجری مجبور باشد معاملات خود را در دفاتر اسناد رسمی و سایر مراجع قانونی ثبت کند، باعث رکود کار او خواهد بود. از این جهت ثبت معاملات و اوضاع تجارتی در دفاتر تجارتی به خودی خود سند محسوب شده است.
طبق ماده 6 قانون تجارت، «هر تاجری به استثنای کسبه جزء مکلف است دفاتر ذیل یا دفاتر دیگری را که وزارت عدلیه به موجب نظامنامه، قائم‌مقام این دفاتر قرار می‌دهد، داشته باشد:
- دفتر روزنامه.
- دفتر کل.
- دفتر دارایی.
- دفتر کپیه.
دفتر کل
دفتر کل دفتری است که تاجر باید تمامی معاملات را لااقل هفته‌ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص و جدا کرده و هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند.
دفتر روزنامه
دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی (از قیل خرید و فروش و ظهرنویسی) و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می‌کند، در آن دفتر ثبت کند.
دفتر دارایی
دفتری است که تاجر باید هر سال، صورت جامعی از تمام دارایی‌های منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال‌های گذشته را تفکیک‌شده و کامل و به ترتیب در آن دفتر ثبت و امضا کند و تا 15 فروردین سال بعد باید انجام شود. از این طریق می‌توان فهمید که شخص چه مقدار سود و ضرر کرده و چه مالی اضافه یا کم شده است. در صورتی که شخص حقوقی باشد و شرکت آن فعالیت داشته باشد، باید دفاتر را تحویل دارایی دهد؛ در غیر این صورت مشمول جرائم مالیاتی می شوند.
دفتر کپیه
دفتری است که تاجر باید تمامی مراسلات، مخابرات و صورت‌حساب‌های صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت کند. امروزه در شرکت‌ها از این دفتر استفاده نمی‌شود و به جای آن، دفاتر اندیکاتور که در آن ورودی و خروجی‌ها به ثبت می‌رسد، مورد استفاده قرار می‌گیرد.
عدم نگهداری از دفاتر تجاری
- ضمانت اجرای کیفری: اگر شخص نتواند به درستی از دفاتر خود نگهداری کند، به مجازات ورشکستگی به تقصیر از 6 ماه تا 2 سال حبس محکوم می‌شود.
- ضمانت اجرای مدنی: در صورت عدم نگهداری صحیح دفاتر، شخص ثالث می‌تواند جبران خسارتی که به او وارد شده است را درخواست کند.
سندیت دفاتر تجارتى
درباره سندیت دفاتر تجارى ماده ۱۴ قانون تجارت چنین تصریح دارد:
«دفاتر تجارى و سایر دفاترى که تجار براى امور تجارتى خود به کار مى‌برند، در صورتى که مطابق مقررات این قانون مرتب شده باشند، بین تجار در امور تجارتى سندیت خواهند داشت؛ در غیر این صورت فقط علیه صاحب آن معتبر خواهند بود.»
سندیت دفاتر از نظر قوانین و مقررات مالى
کلیه دفاتر تجارتى که بر اساس قوانین و ضوابط تعیین‌شده در قانون تجارت تنظیم شده باشد، از نظر محاسبه مالیات سالانه تجار سندیت دارد. اما در صورتى که موارد زیر در آنها وجود داشته باشد، از نظر محاسبه مالیات اعتبارى نداشته و رد خواهند شد:
- مخدوش بودن مانند تراشیدن، پاک کردن، محو کردن مندرجات، نوشتن بین سطور، جاى سفید گذاشتن یا سفید ماندن تمام یا قسمتى از یک یا چند صفحه آنها یا اشتباه در محاسبه.
- عدم ارائه دفاتر در مواقع لزوم و محاسبه.
- استفاده از دفاتر مالى سنوات گذشته.
- تأخیر بیشتر از حد مجاز و مهلتى که براى نوشتن آنها تعیین شده است.
که در این صورت ممیز مالیاتى به طور على‌الرأس مالیات را تعیین خواهد کرد. منظور از تعیین مالیات به‌‌طریق على‌الرأس یعنى تشخیص مالیات تاجر بر اساس اطلاعاتى که ممیز مالیاتى به دست آورده باشد.
سندیت دفاتر از نظر اثبات حق
در موارد زیر دفاتر تجارتى در دعواى علیه تاجر با تجار دیگر دلیل محسوب مى‌شود:
- هرگاه دعوا علیه تاجر دیگرى باشد.
- دعوا مربوط به مطالبات و محاسبات تجارتى باشد.
- دفاتر تجارتى بر اساس ضوابط مندرج در قانون تجارت تنظیم شده باشد.
در موارد ذیل دفاتر تجارتى دلیل محسوب نمى‌شود:
- در صورتى که اوراق جدیدى به دفتر تجارتى افزوده شده باشد.
- هرگاه مخدوش بودن دفاتر مزبور محقق شده باشد.
- در مواقعى که بى‌اعتبارى دفاتر مورد بحث به وسیله مراجع ذی‌صلاح اعلام شده باشد.
مواردى که تاجر ملزم به ارائه دفاتر خود بوده، به شرح زیر است:
- در صورتى که در دعواى مطروحه (طرح‌شده) به آن استناد شده باشد، ارائه دفاتر مزبور الزامى است.
- چنانچه تسلیم دفاتر و ارائه آن در دادگاه ممکن نباشد دادگاه کارمندى را مأمور می‌کند که به تجارتخانه مراجعه کرده و از تمام یا قسمتى از صفحات دفاتر که لازم و ضرورى باشد، کپى یا رونوشت تهیه کند.
- در صورتى که تاجر از ارائه دفاتر تجارتى خود امتناع کند و نتواند اثبات کند که دفاتر وى تلف شده است یا دسترسى به آن ندارد، دادگاه مى‌تواند دلیل مورد استناد را به نفع و حقانیت استنادکننده محسوب کند.
