اگر طرفین عقد بیع موعد خاصی را برای حضور در دفترخانه برای تنظیم سند رسمی مقرر کرده باشند، این تاریخ مشتدبنای شروع تعهد طرف مقابل است؛ به‌همین خاطر باید اثبات شود و بهترین حالت برای اثبات حضور شما در دفترخانه، تقاضای صدور گواهی از دفترخانه است؛ بنابراین بایددر این خصوص مطالبی را بدانیم .
اول اینکه برای اثبات حضور در دفترخانه شماره دفترخانه باید در مبایعه‌نامه ذکر شود. گاهی مشاهده شده که در قسمت مربوطه قید شده است دفترخانه‌ای که در آینده از سوی بانک اعلام می شود یا طرفین در آینده انتخاب کنند، این یک اشتباه بسیار بزرگ است چون در زمان بروز اختلاف شما، دفترخانه ای برای مراجعه نخواهید داشت تا بقیه موارد را اثبات کنید و با این شرط، حق خود نسبت به اجرای تعهد طرف مقابل را از دست می دهید.
دوم اینکه تاریخ دقیق حضور در دفترخانه اسناد رسمی نیز باید قید شود وذکر این مطلب که به عنوان مثال سه ماه از تاریخ حاضر طرفین تعهد حضور دارند یا ۴۵ روز، نمی تواند مفید باشد چون دفتر خانه براساس این قید زمانی نمی تواند گواهی صادر کند .
سوم اینکه دفتر خانه‌های اسناد رسمی به محض دیدن مبایعه‌نامه که روز و محل آن قید شده باشد، ملزم هستند با رعایت زمان روز (پایان وقت اداری)، نسبت به صدور گواهی به نفع متقاضی اقدام کنند .
چهارم اینکه گاهی دفاتر اسناد رسمی به واسطه حضور هردو طرف ممکن است برای اینکه جانب فروشنده را به عنوان مشتری رعایت کنند، به شما بگویند چون طرف مقابل حاضر شده، نمی‌توانیم گواهی عدم حضور صادر کنیم؛ گرچه این حرف ظاهری صحیح دارد اما علت حضور فروشنده، آمادگی برای تنظیم سند است و برای گرفتن استعلام‌ها زمان زیادی لازم است تا مقدمات تنظیم سند آماده شود؛ از این‌رو صرف گرفتن استعلام‌ها از آن دفترخانه و عدم دریافت پاسخ از مراجع مورد نظر، این آگاهی را به سردفتر می دهد که فروشنده برای تنظیم سند آمادگی ندارد وباید گواهی عدم آمادگی فروشنده برای تنظیم سند را صادرکند و به همین صورت در صورت مراجعه فروشنده، وقتی که طرف مقابل یعنی خریدار باقیمانده ثمن را ارائه نکرده باشد، فروشنده نیز چنین حقی را داراست .
قرارداد و حضور در دفترخانه در صورت تعطیلی
پنجمین مطلب این است که اگر روزی را با تاریخ مشخص انتخاب کنیم و این روز مصادف شود با اتفاق ناخواسته‌ای که به هر دلیل اعم از آلودگی هوا، عزای عمومی و یا هر دلیل غیر قابل پیش‌بینی، روز تعطیل اعلام شود، لازم است این مطلب در حین تنظیم قرارداد قید شود که در صورت تعطیلی، تاریخ مشخص دیگر یا فردای آن روز انتقال صورت گیرد والا ممکن است از این امتیاز نتوان استفاده کرد.
ششمین مطلب اینکه مطابق آنچه که در ابتدای عرایض گفته شد، این تاریخ وتعیین دفترخانه مبنای شروع تعهد است؛ بنابراین اگر فروشنده متعهد است در صورت عدم انتقال سند رسمی، مثلا روزانه مبلغ 50/000/000 ریال پرداخت کند، این مبلغ زمانی قابل مطالبه است که اثبات شود تعهدات شما انجام شده و تعهدات طرف مقابل انجام نشده و مرجع اثبات آن دادگاه است اما مدارکی که باید به دادگاه ارائه شود، گواهی صادره از دفترخانه است.
هفتمین مطلب اینکه گواهی حضور در دفترخانه مذکور زمانی قابلیت صدور دارد که شما ثابت کنید به تعهدات مربوط به خودتان برای مثال تامین باقی مانده ثمن معامله طی چک بانکی اقدام کرده‌اید در غیر این‌صورت و با وجود این تخلف، شما نمی‌توانید از امتیازات آن استفاده کنید .
نحوه تضمین
هشتمین نکته قابل ذکر اینکه خریدار برای اثبات آمادگی خود در روز محضر نمی‌تواند با چک بانکی شخصی یا هر تعهد پرداخت دیگری ثابت کند که امکان پرداخت و تسویه باقی مانده ثمن را داشته بلکه آنچه که برای دفترخانه ملاک است وجه نقدی چک تضمینی صادره از بانک‌هاست که دارای پشتوانه مشخص هستند.
نهمین مطلب این است که طرفین می‌توانند در تعیین تاریخ انتقال ویا محل دفترخانه اسناد رسمی جهت تنظیم سند تراضی کنند؛ بنابراین صرف اینکه فلان دفترخانه با آژانس تنظیم کننده مبایعه‌نامه آشناست و یا اینکه سند همین ملک درگذشته در فلان دفترخانه انتقال پیدا کرده، نمی‌تواند برای خریدار یا فروشنده تکلیف ایجاد کند که دفتر خانه‌ای خاص تعیین شود؛ بنابراین می‌توان هر دفترخانه ای را برای این منظور انتخاب کرد و هیچ محدودیتی در این خصوص وجود ندارد.
مطلب دهم اینکه طرفین در هرزمان می‌توانند تاریخ و محل دفترخانه را تغییر دهند و با نوشتن این مطلب، تعهدات خود را به تاخیر انداخته و یا حتی تغییر اساسی در آن ایجاد کنند، بنابراین درج یک مطلب در مبایعه‌نامه تا زمانی که طرفین توافقی بر خلاف آن نداشته باشند معتبر است.
مطلب یازدهم اینکه فوت و یا جنون هریک از طرفین بعد از تنظیم مبایعه‌نامه، مفاد ومندرجات مبایعه‌نامه وتاریخ ومحل انجام تعهد انتقال را بی‌اعتبار نمی‌کند؛ به‌همین جهت در صورت مواجهه با این مسائل، نزدیکان و یا وراث باید آگاهی داشته باشند تا این موارد را رعایت کنند.
علیرضا فلاح
