یکی از اساسی‌ترین نیازها و در حقیقت مهمترین دغدغه امروز شهروندان، تهیه مسکن در قالب خرید یا اجاره و رهن است و چون این مهم نوعاً از طریق مراجعه به آژانس‌ها یا بنگاه‌های معاملات ملکی میسر می‌شود، لذا آگاهی از مسایل اولیه و مقدماتی در رابطه با خرید و فروش املاک و مستغلات و نحوه فعالیت این آژانس‌ها ضروری به نظر می‌رسد.
تعریف عقد یا قرارداد
عقد یا قرارداد و یا معامله عبارت است از این که یک یا چند نفر در مقابل یک یا چند نفر دیگر تعهد به امری نمایند که مورد توافق آنها باشد. یکی از شایع ترین عقود معمول در جامعه عقد بیع یا همان خرید و فروش است. تعریف عقد بیع هم بر اساس آنچه در قانون آمده عبارت است از «تملیک عین به عوض معلوم». طبق قانون مدنی هر عقدی دارای شرایط اساسی است که اگر هر یک از این شرایط وجود نداشته نباشند، عقد باطل خواهد بود. این شرایط عبارت از قصد و رضایت طرفین معامله، اهلیت آنها، معلوم و معین بودن مبیع و ثمن و مشروع بودن جهت معامله است.
همچنین از نظر قانون مدنی، با توافق فروشنده و خریدار در ثمن (قیمت) و مبیع (مالی که قصد فروش آن را دارند)، به محض اینکه فروشنده بگوید فروختم و خریدار بگوید خریدم، عقد ایجاد می‌شود و آثار آن که همان انتقال مالکیت است، به وجود می‌آید. بنابراین اگر بعد از عقد قیمت مال کم یا زیاد شود، این تغییر قیمت در مال انتقال‌گیرنده (خریدار) ایجاد می‌شود. این موضوع در حالی است که نظر به اینکه نقل و انتقال اموال غیر منقول از نظر قوانین ثبتی تابع تشریفات خاصی است، شخصی مالک شناخته می‌شود که سند رسمی به نام او صادر شده است.
نحوه فعالیت بنگاه‌های مشاوران املاک متناسب با نوع عملکرد فروشنده
روال کار در بنگاه‌های املاک عمدتاً بدین نحو است که افرادی که درصدد فروش املاک خود هستند، مستقیماً به آژانس املاک مراجعه کرده و اعلام مشخصات ملک خود، شرایط فروش ملک را به آنها بیان می‌کنند یا از طریق آگهی‌های روزنامه این اقدام را انجام می‌دهند.
نحوه فعالیت بنگاه‌های مشاوران املاک متناسب با شرایط خریداران
دسته اول از خریداران، شهروندانی هستند که برای تهیه مسکن یا زمین یا … به آژانس‌ها مراجعه می‌کنند و در ابتدا خود با مشاوران آژانس‌ها وارد گفت‌وگو می‌شوند. اگر این دسته از خریداران برای خرید ملک یا آپارتمان به صورت نقدی قصد معامله داشته باشند، مشاوران، ممکن است آنها را به بساز و بفروش‌هایی که خودشان نیز شریک آنها باشند، معرفی کنند.
اما اگر همین شهروندان قصد خرید اقساطی و … داشته باشند، فایل‌های فوق را به آنها می‌دهند. در نهایت نیز در صورت توافق با یکدیگر، ملک مورد نظر را رویت کرده و برای انعقاد قرارداد فروشنده را به دفتر خود دعوت می‌کنند. در این صورت طرفین با ملاحظه اسناد مالکیت و مدارک یکدیگر، مقدمات انعقاد قرارداد را فراهم می‌کنند. در این مرحله اتحادیه املاک وارد عمل شده و بیع‌نامه‌های چاپی را به آژانسهای املاک ارائه می‌کند. در مرحله آخر کافی است مشاور املاک اسامی خریدار، فروشنده و مشخصات ملک مورد معامله و سایر ضوابط و شرایط معامله را در جاهای خالی وارد کند.
دسته دوم از خریداران ممکن است بساز و بفروش‌ها باشند که عمدتاً خانه‌های کلنگی و زمین‌ها را از طریق مشاوران املاک از فروشنده خریداری می‌کنند. باید دانست که فعالیت عمده و گسترده مشاوران در این مرحله و جایی که خود به عنوان خریدار وارد عمل می‌شوند، متمرکز است. دسته سوم از خریداران نیز همان مشاوران املاک هستند.
برخی مشکلات انجام معاملات در آژانسهای املاک
مشاوران آژانس املاک فقط در مرحله مذاکرات اولیه طرفین برای معامله و تنظیم قرارداد، از سند مالکیت برای تکمیل قرارداد چاپی استفاده می‌کنند و سپس سند مالکیت را به فروشنده بر می‌گردانند. حال ممکن است فروشنده مذکور بدون علم و اطلاع، در آژانس املاک دیگری حاضر شده و ملک خود را به شخص دیگری منتقل کند و این عمل را حتی چند بار نیز تکرار کند. در این صورت خریداران با فروشنده‌ای مواجه می‌شوند که با انجام معاملات معارض، مشکلات متعددی را برای خریداران ایجاد می‌کند. برای رفع این مشکل کافی است سند مالکیت در اختیار اولین آژانس املاک قرار گیرد تا از بروز معاملات معارض توسط فروشنده متقلب و کلاهبردار جلوگیری شود.
امکان الزام فروشنده به انجام تشریفات ثبتی
مسئله دیگر در این مورد آن است که آیا بیع‌نامه تنظیمی در آژانس املاک در مقابل سند رسمی مالکیت فروشنده قابلیت استناد دارد یا خیر؟ به عبارت دیگر آیا بر اساس بیع‌نامه عادی می‌توانیم الزام فروشنده را به تنظیم سند رسمی از مراجع قضایی بخواهیم؟ در پاسخ به این پرسش باید گفت که اصولاً قراردادهای خصوصی که بین اشخاص منعقد می‌شود، تا زمانی که مورد مخالفت و منع قانونگذار قرار نگیرند، بین آنان معتبر و لازم‌الاجرا است و در این بحث فرقی بین قرارداد خصوصی در قالب سند رسمی و اسناد عادی وجود ندارد.
بر این اساس، بیع‌نامه تنظیمی در آژانس املاک نیز از این قاعده مستثنی نیست. در نهایت اینکه خریدار در مقام استفاده از مزایای قانونی اسناد رسمی، قصد ثبت رسمی معامله منعقده و تنظیم سند رسمی را دارد. در صورتی که فروشنده دارای سند مالکیت رسمی، از انجام تشریفات ثبتی خودداری کند، خریدار می‌تواند از طریق محاکم قضایی وی را به تنظیم سند رسمی ملزم کند. به عنوان ضمانت اجرای قوی می‌توان در بیع‌نامه تنظیمی شرط کرد که هرگاه فروشنده در موعد مقرر در دفترخانه حاضر نشده و نسبت به تنظیم سند رسمی معامله اقدام نکند، اگرچه این عمل به ارکان معامله خللی وارد نمی‌کند و در هر صورت معامله معتبر است اما خریدار می‌تواند با مراجعه به مقامات صالحه قضایی، الزام طرف مستنکف را نسبت به تنظیم سند رسمی انتقال مورد معامله، مطالبه کند.
چنانچه خریدار الزام فروشنده مستکلف را جهت حضور در دفترخانه و تنظیم سند رسمی از مقامات قضایی مطالبه کند و در این ادعا و مطالبه موفق شود، می‌تواند معامله واقع‌شده را ثبت رسمی کند. برای استحکام قرارداد تنظیمی در فرم اتحادیه مشاوران املاک، ذیل بیع‌نامه‌ها قسمتی برای امضای شهود قرار داده شده است که توصیه می‌شود حتماً این قسمت توسط شهود قابل اعتماد امضا شود.
