سند نوشته‌ای است که در مقام دعوا قابل استناد باشد. به زبان ساده‌تر، سند نوشته‌ای است که هم شخص خواهان و هم خوانده برای اثبات ادعای خود در محکمه استفاده می‌کنند. بنابراین، برای داشتن مدرکی مهم و قابل استناد باید سندی رسمی و دارای اعتبار داشت. برای دانستن اینکه سند رسمی چیست و چه تفاوتی با سند عادی دارد و چگونه می‌توان سند رسمی داشت، با دکتر «ابوذر بهروزی» سردفتر اسناد رسمی و استاد دانشگاه آزاد اسلامی به گفت‌و‌گو پرداختیم.
«سند رسمی» به چه سندی گفته می‌شود؟
ابتدا باید با خود مفهوم سند آشنایی پیدا کنیم. تعریفی که قانون مدنی در ماده 1284 از سند ارائه داده، عبارت است از هر نوشته‌ای که در مقام دعوا یا دفاع قابل استناد باشد. با ملاحظه در تعریف قانونی، درمی‌یابیم که رکن رکین سند، کتبی بودن آن است. پس هر جا که اسمی از سند می‌بریم، باید ذهنمان معطوف به یک نوشته شود. اما این همه ماجرا نیست. باید بدانیم که خود سند انواعی دارد که عبارت است از سند عادی و سند رسمی. مطابق مقررات قانون مدنی، سند رسمی سه قسم است: نخست، اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک تنظیم می‌شوند؛ دوم، اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌شوند؛ سوم، اسنادی که نزد ماموران دولتی و در حدود صلاحیت آنها و طبق مقررات قانونی تنظیم شده است. اسناد رسمی منحصر در همین سه دسته هستند و هر سندی جز این سه قسم، سند عادی محسوب می‌شود.
تفاوت سند رسمی با سند عادی چیست؟
علاوه بر تفاوت اسناد رسمی و سند عادی از حیث نحوه تنظیم و مقام تنظیم‌کننده، قانونگذار امتیازی برای اسناد رسمی در برابر سند عادی قائل شده است و آن این است که برخلاف اسناد عادی که در مورد آن ادعای انکار و تردید پذیرفته می‌شود، در خصوص سند رسمی نمی‌توان ادعای تردید و انکار کرد و فقط ادعای جعل پذیرفته می‌شود. منظور از «ادعای انکار» این است که امضاکننده سند نمی‌تواند امضای منتسب به خود را انکار کند. منظور از «تردید به سند» هم این است که وراث امضاکننده سند نمی‌توانند درباره انتساب امضا به مورث خود تردید کنند. یادآوری می‌کنم که ادعای انکار و تردید در مورد اسناد رسمی پذیرفته نمی‌شود.
تنظیم سند رسمی چه تاثیری در کاهش دعاوی عمومی و کیفری می‌گذارد؟
اصولا سند یکی از ابزار و ادله اثبات دعوی است. دعوی به معنی ادعا است و مفهوم آن این است که با این دلایل می‌توانید در محکمه ادعای خود را در زمینه موضوع مطرح‌شده اثبات کنید. قانونگذار نیز بحث اسناد را در جلد سوم قانون مدنی و ذیل عنوان «ادله اثبات دعوی» مطرح کرده است. از آنجا که سند رسمی وسیله‌ای محکم برای اثبات دعوی محسوب می‌شود و قانونگذار ما به آن اعتبار فوق‌العاده‌ای بخشیده است، نقشی انکارناپذیر در قضازدایی و کاهش تعداد دعاوی در محاکم قضایی دارد. علت آن نیز این است که خود مردم وعرف پذیرفته‌اند که دارنده سند رسمی تمامی مراحل قانونی صدور سند را طی کرده و بنابراین طرح دعوا در برابر آن، اقدام به عملی از پیش شکست‌خورده است.
ضمن اینکه اصولا سند رسمی به صورت کاملا شفاف و واضح و به دور از هرگونه ابهام صاحب حق را به دیگران معرفی می‌کند و این شفاف‌سازی مساوی است با کاهش طرح دعوی در دادگاه، زیرا یکی از علل طرح دعوا ابهام در تشخیص فرد صاحب حق است. هرچه ابهام بیشتر باشد، مدعی بیشتر می‌شود و در نتیجه، طرح دعوی بیشتر خواهد شد. به عنوان مثال، در مورد اثبات مالکیت در خصوص وسایل نقلیه، در برهه‌ای از زمان در چند سال گذشته بحث تنظیم سند در خصوص خودرو منتفی و اعلام شد که برگ سبز صادرشده از ادارات تعویض پلاک نیروی انتظامی که فقط معرف دارنده پلاک وسیله نقلیه است و پرواضح است که با مالکیت خودرو متفاوت است، برای شناسایی مالک کافی است و نیازی به تنظیم سند خودرو در دفاتر اسناد رسمی نیست.
آمارهای منتشرشده از سوی قوه قضاییه و دادگستری تاییدکننده این مطلب است که در همان مدت کوتاه، منازعات و درگیری‌ها و در نتیجه پرونده‌های تشکیل‌شده در دادگاه‌ها بر سر اثبات مالکیت خودرو چند برابر شد و در نهایت تصمیم بر این شد که بار دیگر دفاتر اسناد رسمی مرجع تنظیم سند در خصوص مالکیت خودرو و نقل و انتقال آن باشند. نکته قابل ذکر این است که چون سردفتران اسناد رسمی اشخاصی متخصص و صاحب اختیار قانونی در زمینه‌های حقوقی هستند، می‌توان به میزان کافی به اسناد تنظیم‌شده از سوی آنها اعتماد کرد و خود این اعتماد که در عرف مردم نیز وجود دارد، کاهش‌دهنده طرح دعوا و قضازدایی است.
تنظیم سند رسمی در دفاتر اسناد رسمی چقدر هزینه دارد؟
میزان هزینه‌ای که متقاضی تنظیم سند رسمی در دفتر اسناد رسمی باید پرداخت کند، کاملا بستگی دارد به نوع سندی که مدنظر او برای تنظیم است. البته تمامی اقداماتی که در دفاتر اسناد رسمی انجام می‌شود، طبق تعرفه‌هایی است که تعیین و اعلام می‌شود.
آیا دفاتر ثبت اسناد به هزینه‌های مصوب قانونی برای تنظیم سند پایبند هستند؟
در پاسخ این پرسش، باید بپرسم که آیا همه پزشکان یا رانندگان یا وکلای دادگستری و سایر اصناف و کسبه، تعرفه‌های مصوب خود را در حوزه کاری خود رعایت می‌کنند؟ طبیعی است که هیچ‌کس نمی‌تواند ادعا کند که در صنف او هیچ متخلفی پیدا نمی‌شود. اما ادعای من به عنوان یک سردفتراسناد رسمی این است که یکی از قوی‌ترین، سریع‌ترین و سخت‌ترین نظارت‌ها در سامانه اداری کشور ما نظارت بر دفاتر اسناد رسمی است. بد نیست بدانید که دفاتر اسناد رسمی از چند طریق و مرجع و سازمان تحت نظارت و بازرسی بسیار دقیق و موشکافانه در همه موضوعات، مخصوصا رعایت تعرفه‌های قانونی برای ارائه خدمات ثبتی هستند، از جمله بازرسی اداره ثبت اسناد استان مقر دفتر اسناد رسمی، بازرسی سازمان ثبت اسناد و املاک کل کشور، بازرسی دفتر نظارت و بازرسی کانون سردفتران ودفتریاران و سازمان بازرسی کل کشور. یکی از مجازات‌های انتظامی بسیار شدید برای سردفتران اسناد رسمی متخلف، در صورت دریافت وجهی بیش از تعرفه مصوب سازمان ثبت اسناد، انفصال دائم فرد متخلف است. شاید در هیچ صنف و گروه کسب دیگری این مجازات و برخورد شدید را شاهد نباشیم. بنابراین، این ادعا که دفاتر اسناد رسمی یکی از اصناف بسیار پاک در زمینه رعایت تعرفه مصوب قانونی هستند، ادعای گزافی نیست.
آیا در حوزه اموال غیرمنقول، نیاز به تنظیم سند رسمی است؟
اتفاقا یکی از موضوعات بسیار مهم در زمینه تنظیم سند رسمی، حوزه اموال غیرمنقول است و این موضوع ناشی از اهمیت زمین و اموال غیرمنقول و مالکیت آن است، زیرا همان‌گونه که می‌دانیم، زمین قابلیت ازدیاد و افزایش و تولید ندارد و میزان آن محدود است، اگرچه کشورهای صنعتی پیشرفته نظیر ژاپن به سختی و با هزینه بسیار زیاد توانسته‌اند به مساحتی بسیار کم به تولید زمین و افزایش مساحت خود اقدام کنند. این موضوع نشان‌دهنده ارزش زمین است و هرچه ارزش یک چیز بیشتر باشد، اهمیت داشتن سند و دلیل مالکیت بر آن چیز نیز بیشتر می‌شود. در قانون ما نیز ثبت نقل و انتقال اموال غیرمنقول ثبت‌شده در ادارات ثبت اجباری است. مطابق مقررات قانون ثبت در کشور ما، بعد از اینکه ملکی ثبت می‌شود، دولت فقط کسی را مالک آن می‌داند که ملک یا نقل و انتقال به نام او ثبت شده باشد و مطلقا کس دیگری را مالک آن مال نمی‌شناسد. در حوزه امول منقول، فقط ثبت نقل و انتقال خودرو و بعضی کالاهای دیگر نظیر ماشین‌آلات راهسازی و کشاورزی و ماشین‌های چاپی اجباری دانسته شده است.
اکرم میرزائی
