کماکان تعدادی از املاک دارای سند منگوله دار هستند. متاسفانه این اسناد را میتوان به راحتی جعل کرد. در این مقاله به بررسی تبدیل سند میپردازیم. در صورتی که صاحب سند منگوله دار هستید، توصیه می‌کنیم تا نسبت به تبدیل آن به سند تک برگی اقدام نمایید. اسناد تک برگی دارای ویژگی‌های منحصر به فردی هستند که از جعل و خلاف جلوگیری می‌کنند. این اسناد دارای هولوگرام مخصوصی می‌باشند.
به همین علت مگر در شرایط خاص، مهارت‌های بالا و امکانات ویژه امکان جعل وجود نخواهد داشت. ضمن اینکه برای ثبت اسناد تک برگی باید به دفاتر اسناد رسمی رجوع شود تا تمامی مراحل به صورت الکترونیکی و مکانیزه در پیش گرفته شود. در ثبت اسناد تک برگی تمامی اطلاعات مربوط به ملک و مالک درج خواهد شد که بر طبق این رویه میتوان از اقدامات خلاف قانون جلوگیری نمود.
ضرورت تبدیل سند منگوله دار به تک برگی
شاید افرادی ملکی را خریداری کرده‌اند و پس از طی شدن مراحل ثبت، مالک سند منگوله دار شده‌اند، پیش خودشان تصور کنند که نیازی به تبدیل سند مزبور به تک برگی نیست. در صورتی که این باور اشتباه است. سند تک برگی دارای امنیت بالاتر و دقت بیشتر است. لذا به تمامی افرادی که سند منگوله دار دارند، توصیه می‌کنیم به منظور تبدیل آن به سند تک برگی اقدام نمایند. در ادامه مزایای تبدیل اسناد منگوله دار به تک برگی را ذکر خواهیم کرد.
تبدیل سند منگوله دار به تک برگی چه مزایایی دارد؟
اسناد تک برگی در مقایسه با اسناد منگوله دار از دقت و امنیت بالاتری برخوردار می‌باشند. لذا جعل کردن آنها به آسانی صورت نمی‌پذیرد.
از آنجایی که ثبت اسناد تک برگی سیستمی و مکانیزه است، میتوان به راحتی به اطلاعات دقیق مالک و ملک دست پیدا کرد. لذا چنانچه مشکلی در مورد ملک یا صاحب آن وجود داشته باشد، تمامی مشکلات برملا خواهد شد. ضمن اینکه با کمک اسناد تک برگی میتوان اطلاعات مربوط به مالک و ملک را در هر انتقال به روزرسانی نمود.
از مهم‌ترین ویژگی‌های سندهای تک برگی، می توان به امکان تهیه اسناد مجزا برای چندین شریک اشاره کرد.
از دیگر ویژگی‌های مهم سندهای تک برگی می توان به صرفه جویی در کاغذ اشاره کرد. همان طور که می‌دانید اسناد قدیمی صفحات زیادی داشتند و برای تهیه آنها باید کاغذ زیادی استفاده می‌شد. در صورتی که با کمک سندهای تک برگی این تعداد کاغذ به حداقل میزان ممکن رسیده است.
از آنجایی که سندهای سنتی دارای برگه‌های زیادی بودند، کپی برداری از این اسناد هم کاغذهای زیادی را طلب می‌کرد. در صورتی که این روزها سندهای تک برگ در قالب کاغذهای پشت و رو ارائه می‌شوند و مالکین میتوانند برای کپی برداری از آن نیز از یک کاغذ استفاده کنند. بدین ترتیب میتوان به میزان قابل توجهی در مصرف کاغذ صرفه جویی نمود.
در گذشته تهیه سندهای منگوله دار به صورت دستی انجام می‌شد. اما سندهای تک برگی روالی الکترونیکی دارند و تهیه آنها به صورت مکانیزه و سیستمی است.
از جمله مشکلات رایجی که در اسناد گذشته وجود داشت، بدخط بودن، ناخوانا بودن و اصلاحات پی در پی در سند بود. این مشکلات خوانایی سند را تا حد زیادی تحت تاثیر قرار می‌داد. این مشکل در اسناد تک برگی رفع شده است و افراد میتوانند بدون هیچ مشکلی اطلاعات مربوط به ملک و مالک را مطالعه نمایند.
در سندهای تک برگی جزئیات و کروکی دقیقی از ملک وجود دارد. این ویژگی در تبدیل سند منگوله دار به چشم نمی‌خورد. با کمک جزئیات مندرج در اسناد تک برگی میتوان به اطلاعات دقیقی از متراژ ملک دست پیدا کرد. ضمن اینکه میتوان از تعرض به املاک جلوگیری نمود.
با کمک سندهای تک برگی میتوان به هر فرد یک سند اختصاص داد. بدین ترتیب مشکل فرسودگی و دست به دست شدن سند برطرف می‌شود.
همان طور که گفتیم در اسناد تک برگی خبری از اصلاحات پی در پی نیست. لذا با مراجعه به این اسناد نمی‌توان به نقل و انتقالات قبلی ملک پی برد. تمامی نقل و انتقالات مربوط به اسناد تک برگی در سامانه ثبت اسناد درج شده است. لذا برای کسب آگاهی در این رابطه باید به دفاتر ثبت اسناد مراجعه شود. این کار پیگیری گذشته ملک را آسان‌تر کرده است. ضمن اینکه اطلاعاتی که از سوی دفاتر اسناد رسمی ارائه می‌شوند، صد در صد قانونی، معتبر و قابل استناد هستند.
برای اخد سندهای منگوله دار باید مالکین به دفعات به اداره ثبت اسناد رسمی مراجعه می کردند تا روال قانونی کار طی شود. در صورتی که سندهای تک برگی به مراتب از سفرهای درون شهری که بدین منظور انجام می‌شد، کاسته‌اند. برای تهیه سندهای تک برگی مالکین یک مرتبه برای عقد قرارداد به دفاتر اسناد رسمی مراجعه می‌کنند و مابقی کار بر طبق روال قانونی طی می‌شود. در نخستین گام فرم ها تهیه و امضا می شود و دفاتر اسناد رسمی مابقی کار را در پی می‌گیرند. لذا دیگر نیازی به مراجعه‌های پی در پی مالکین به اداره ثبت اسناد رسمی نخواهد بود. این کار نقش به سزایی در کاهش تراکم‌های مردمی در اداره ثبت اسناد داشته است. ضمن اینکه به پیگیری آسان‌تر کار نیز منجر شده است.
چه افرادی باید به فکر تبدیل سند باشند؟
برخی از افراد بر این باورند که تمامی اسناد ملکی باید به سندهای تک برگی تبدیل شوند. در صورتی که چنین باوری درست نیست. افرادی که پس از سال ۹۰ معامله ملکی انجام داده‌اند، برای هر گونه نقل و انتقالاتی به سند تک برگی نیاز خواهند داشت. اما اسنادی که پیش از این زمان تهیه شده باشند، میتوانند به راحتی در نقل و انتقالات مورد استفاده قرار گیرند.
افرادی که ملکی را با سند تک برگی می‌خرند، نیازی به تعویض سند نخواهند داشت. مگر اینکه تصمیم به انتقال آن بگیرند. لذا توصیه می‌شود به منظور مدیریت زمان در هنگام فروش ملک، در همان ابتدای کار که به عنوان مالک شناخته می‌شوید، نسبت به تبدیل سند اقدام نمایید.
افرادی که به اندازه یک دهم دانگ هم در ملکی شریک باشند، میتوانند نسبت به اخذ سند تک برگی به همان میزان مالکیت اقدام کنند. این قابلیت از مهم‌ترین ویژگی‌های این اسناد به شمار می‌رود. زیرا این کار در سندهای منگوله دار دفترچه‌ای با سختی‌های بسیار زیادی همراه است. اما این روزها تهیه اسناد تک برگی مجزا به هر میزان مالکیت کاری آسان است.
با مراحل تبدیل اسناد منگوله دار به تک برگی آشنا شوید
افرادی که به منظور تبدیل سند منگوله دار به تک برگی اقدام می‌کنند، یا صاحب ملکی قدیمی هستند که دارای سندی منگوله دار دفترچه‌ای است و یا به تازگی ملکی را خریداری کرده‌اند که باید نسبت به درج نام و تاریخ جدید اقدام نمایند. در صورتی که جزء دسته اول باشید، باید به منظور پیگیری کارتان، مستقیم به اداره ثبت اسناد رسمی بروید و نیازی به مراجعه به دفاتر اسناد رسمی نخواهید داشت.
اما اگر در گروه دوم جای دارید، باید پیش از هر کاری به یکی از دفاتر اسناد رسمی مراجعه نمایید. همان طور که می‌دانید پس از توافق اولیه در هر معامله باید به دفاتر ثبت اسناد مراجعه شود تا ادامه کار به صورت کاملا قانونی پیگیری شود. در این شرایط هر دو طرف معامله باید در دفتر حاضر شوند و مدارک هویتی خودشان را برای تطبیق اسناد و مدارک به همراه آورند. اگر یکی از طرفین معامله از اشخاص حقوقی باشد، باید به منظور تطبیق اسناد و مدارک از شماره ثبت حقوقی کمک گرفته شود.
در مرحله دوم و پیش از انتقال سند، دفاتر ثبت اسناد رسمی از مالک فعلی استعلام می‌گیرند. نخستین استعلام که به خود سند مربوط می‌شود به وسیله دفاتر اسناد و به صورت سیستمی اخذ می‌شود. با کمک این استعلام میتوان مطمئن شد که ملک مورد نظر پیش از این به شخص دیگری فروخته نشده باشد و یا در گرو بانک قرار نداشته باشد. لازم به ذکر است برای دریافت پاسخ این استعلام به دو روز زمان نیاز خواهد بود. در صورتی که پس از استعلام مشخص شود که ملک مورد نظر دارای مشکلاتی است، مادامی که این مسائل مرتفع شود، انتقال به تعویق خواهد افتاد.
پیش از اینکه قصد داشته باشید، ملکی را به شخص دیگری واگذار کنید، باید نسبت به پرداخت عوارض آن ملک اقدام کنید و در ادامه گواهی پایان کار شهرداری را اخذ نمایید. املاکی که دارای این گواهی باشند، میتوانند اقدامات مربوط به نقل و انتقال سند را در پیش گیرند. ضمن اینکه باید پیش از واگذاری سند به سازمان نوسازی مراجعه شود تا مشخص شود که ملک مزبور دارای چه کاربری می‌باشد. در صورتی که ملک از نوع تجاری یا صنعتی باشد باید از سازمان تامین اجتماعی کشور نامه‌ای تهیه شود که تسویه حساب با این سازمان را تائید نماید.
توافق اولیه
زمانی که دو طرف معامله به توافق اولیه رسیده باشند و تمامی نامه‌ها و گواهی نامه‌های مربوط به سند را تهیه کرده باشند، همه چیز برای انتقال سند مهیا شده است. در صورتی که سند از نوع منگوله دار دفترچه‌ای باشد، نقل و انتقالات در دفترچه درج خواهد شد. در ادامه کار دفتر اسناد رسمی گزارشی کلی از این نقل و انتقالات را به اداره ثبت اسناد ارائه خواهد داد. پس از ان مالک باید به منظور تهیه سند جدید با در دست داشتن سند منگوله دار به اداره ثبت اسناد مراجعه کند. افرادی که خرید و فروشی انجام نداده‌اند و ملکشان دارای سند قدیمی است باید به منظور تهیه سند جدید، روالی که در ادامه ذکر می‌کنیم را طی نمایند.
برای تهیه سند تک برگی باید به اداره ثبت اسناد محل مراجعه شود و فرم درخواست صدور اسناد تک برگی تکمیل گردد. لازم به ذکر است باید در تکمیل این فرم دقت کافی وجود داشته باشد. زیرا از اطلاعات مندرج در این فرم برای تکمیل سند جدید استفاده می‌شود.
در گام بعدی باید اصل سند مالکیت قبلی ملک مزبور به اداره ثبت اسناد ارائه شود. این کار برای تبدیل سند منگوله دار به تک برگی و همچنین نقل و انتقال سند ضروری خواهد بود. در صورتی که سند مالکیت قبلی به ادره ثبت ارائه نشود، مابقی روال صدور سند جدید طی نخواهد شد. لازم به ذکر است در صورتی که سند منگوله دار دفترچه‌ای گم و یا مخدوش شده باشد، باید پیش از درخواست صدور سند تک برگی نسبت به تهیه المثنی سند قدیمی اقدام شود.
نکات قابل توجه
۱. در صورتی که قصد تبدیل سند منگوله دار به تک برگی را دارید، از مدارک هویتی خود و طرف دیگر معامله و همچنین قبض تلفن ثابت ملک یک کپی تهیه نمایید.
۲. برای پیگیری کار به قبض تلفن نیاز خواهید داشت. با کمک این قبض میتوان به اطلاعات درستی در مورد آدرس دقیق ملک و کدپستی آن دست پیدا کرد.
۳. همواره کروکی ملک یا زمین مورد نظر را به یاد داشته باشید. در زمان تحویل سند تک برگی و انتقال سند باید دو طرف معامله حضور داشته باشند. در صورتی که هر یک از طرفین نتواند در موعد مقرر در مکان حاضر شود، باید شخص سومی با در دست داشتن وکالت نامه قانونی به جای یکی از طرفین معامله در محل حاضر شود.
۴. پس از طی شدن مراحل ثبت سند تک برگی، مسئولیت رساندن سند مزبور به دست مالک بر عهده اداره پست خواهد بود. لذا مالک باید پیش از طی شدن مراحل آخر کار به اداره پست مستقر در اداره ثبت اسناد رسمی مراجعه نماید و با تکمیل کردن فرم‌ها و پرداخت هزینه‌های مربوطه به روند کار سرعت بخشد.
۵. پس از آن مابقی کار بر عهده اداره پست خواهد بود و بدین ترتیب سند مزبور به دست مالک می‌رسد. البته لازم به ذکر است در صورتی که پیش از این سند شما از نوع منگوله دار بوده است، به ۵۰ روز زمان به منظور طی شدن مراحل اداری و قانونی نیاز خواهد بود. اما در صورتی که سند از نوع تک برگی بوده است و تنها نام مالک در آن متفاوت شده است، به ۲۰ روز زمان نیاز خواهد بود.
۶. یادتان باشد که سند جدید تنها به مالک تحویل داده خواهد شد. مگر اینکه در زمان تکمیل فرم شخص دیگری را بدین منظور معرفی کرده باشید. در صورتی که مامور اداره پست نتواند آدرس تحویل سند را بیابد، آن را به اداره ثبت اسناد رسمی باز می‌گرداند. بدین ترتیب مالک باید برای اخذ سند جدید به اداره ثبت اسناد مراجعه نماید.
۷. برای اینکه بتوانید سندتان را به تک برگی تبدیل کنید، باید هزینه‌های مختلفی بپردازید. علاوه بر پرداخت هزینه پایان کار و تسویه حساب با سازمان تامین اجتماعی باید مبلغی ۱۰ هزار تومانی به دفتر ثبت پرداخت نمایید. هزینه پست از دیگر مواردی است که مبلغ آن با توجه به محل ارسال متغیر خواهد بود. در صورتی که پیش از این سند در یکی از دفاتر اسناد رسمی به ثبت نرسیده باشد، باید مبلغی به منظور ثبت در این دفاتر پرداخت شود. این مبلغ هم قابل پیش بینی نیست و مقدار آن با سیستم اداره ثبت تعیین می‌شود. در صورتی که بخواهید سند منگوله دارتان را به سند جدید تبدیل کنید،
باید ۱۵۰ هزار تومان پرداخت نمایید. در صورتی که ملک دارای چندین مالک باشد، هزینه‌های تبدیل سند به مراتب افزایش خواهد یافت. اگر ملک مزبور دارای ارزش بالایی باشد، میتوان از این هزینه چشم پوشی کرد. اما در صورتی که ملک مورد نظر از ارزش مالی بالایی برخوردار نباشد، هزینه تبدیل سند بسیار زیاد خواهد بود که این موضوع می‌تواند موجب نارضایتی مالکین شود. اگر جز افرادی هستید که برای تغییر سند تک برگی به نام خودتان اقدام کرده‌اید، باید مبلغ ۹۰ هزار تومان را پرداخت نمایید
۸. اگر بدانید در زمان ارائه درخواست صدور سند تک برگی به چه مدارکی نیاز خواهد بود، میتوانید روند پیگیری کارتان را تسریع ببخشید. اصل و فتوکپی از اطلاعات هویتی طرفین معامله، داشتن پایان کار شهرداری، استعلام سند، داشتن گواهی تسویه حساب با سازمان تامین اجتماعی (در مورد املاک تجاری یا صنعتی)، قبض تلفن ثابت، کروکی دقیق از ملک و اصل سند پیشین از جمله مدارک ضروری به منظور درخواست صدور سند جدید به شمار می‌روند.
در صورتی که به منظور تبدیل سند منگوله دار به تک برگی اقدام کرده اید، میتوانید روند کارتان را در سامانه الکترونیکی ثبت سند پیگیری نمایید.