قانونگذار به‌منظور انتظام بخشیدن به امور املاک و تثبیت مالکیت اشخاص و مصون ماندن املاک از هرگونه تعرض، ثبت املاک را اجباری می‌داند. لازمه ثبت املاک رعایت تشریفاتی است که در قانون ثبت اسناد و املاک پیش‌بینی شده است. به حکم ماده 21 قانون ثبت اسناد و املاک پس از اتمام عملیات مقدماتی ثبت، ملک در دفتر املاک ثبت شده و سند مالکیت مطابق ثبت دفتر املاک صادر می‌شود. بعبارتی می‌توان گفت سند مالکیت، به‌عنوان شناسنامه ملک است که سازمان ثبت متولی صدور آن است.
حدود یک قرن است که این سازمان به‌صورت سنتی عهده‌دار این وظیفه بوده و اسناد مالکیت را در قالب و فرمت دفترچه‌ای که معروف به سند منگوله‌دار یا سیم‌سربی است صادر می‌کرد. در حال حاضر سازمان باتوجه به سیاست‌های کلی نظام هماهنگ با فناوری اطلاعات و دولت الکترونیک در حال گذر از ثبت سنتی به ثبت نوین است که با جایگزین کردن سند تک برگی، گام موثری در ثبت نوین برداشته است. با این توصیف سند تک برگی همان سند مالکیت است که به شیوه نوین و الکترونیکی صادر می‌شود. باید هدف از ارائه سند مالکیت تک برگی را نگهداری اطلاعات املاک در بانک جامع اطلاعات و نظم دهی به املاک بدانیم.
مزایای سند تک برگی
سند تک برگی، ویژگی‌ها و مزایای منحصر به‌فردی دارد که به‌صورت تیتروار به آنها اشاره می‌کنیم: چاپ در چاپخانه‌های دولت، داشتن بارکد امنیتی، نمایش کروکی و نقشه، جامع و خوانا بودن اطلاعات، داشتن اطلاعات مربوط به نشانی دقیق ملک، مشخصات دقیق و کامل مالک اعم از شماره یا شناسه ملی، اقامتگاه، کدپستی، نمایش نقشه کاداستر که دقیقا منطبق با نقشه‌های هوایی محل است، داشتن شناسنامه ملی جغرافیایی املاک و مستغلات (جام) و ثبت مشخصات ملک و نقشه آن در بانک جامع اطلاعاتی املاک از ویژگی‌های سند مالکیت تک برگی است.
از مزایای آن می‌توان به افزایش ضریب امنیتی، ماشینی و چاپی بودن، دقت اسناد تک برگی و جلوگیری از بروز اشتباهات ثبتی و صدور اسناد مالکیت معارض، کاهش معاملات معارض، تعویض سند در هر انتقال، معرف به‌روز رسانی اطلاعات و آخرین وضعیت ثبتی ملک، شناسایی سریع پلاک‌های مجاور در بلایای طبیعی، ذخیره‌سازی تمام سوابق مربوط به اسناد مالکیت مردم به شکل الکترونیکی در بانک‌های اطلاعاتی، کاهش پرونده‌های قضایی و تسهیل در رسیدگی و کاهش جدی جعل توجه داشت.
جایگاه سند تک برگی
بیان کردیم که سند تک برگی همان سند مالکیت است که در ثبت نوین به‌صورت الکترونیکی صادر می‌شود. صدور اسناد مالکیت الکترونیکی مشروعیت خود را از جز 2 بند (ج) ماده 212 قانون برنامه پنج‌ساله پنجم توسعه جمهوری اسلامی ایران مصوب 1389 اخذ کرده است. این جز مقرر داشته:
«سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مکلف است به‌منظور ارتقا ضریب امنیت در اسناد مالکیت، کاهش پرونده‌های مرتبط با اسناد در محاکم قضایی، رقومی کردن اقلام اطلاعاتی سند و اجرایی کردن ثبت نوین با استفاده از فناوری اطلاعات، نسبت به تعویض اسناد مالکیت اقدام نماید.»
قانونگذار در این حکم ضمن صدور فرمان تعویض اسناد مالکیت قدیمی، فلسفه وضع آن را نیز بیان می‌کند. ملاحظه می‌شود که قانونگذار در ماده 21 قانون ثبت فرمان صدور سند مالکیت و در این ماده فرمان تعویض اسناد مالکیت را داده است .و به نمونه و فرمت اسناد، توجهی ندارد. قطع‌نظر از اینکه پرداختن به این امور دون شان قانونگذار است؛ کارشناسان امر به این جمع‌بندی رسیده‌اند که طراحی سند جدید در یک برگ با مشخصات و ویژگی‌هایی که بیان شد، می‌تواند به‌خوبی نظر قانونگذار را در ارتقا ضریب امنیتی اسناد و با استفاده از فناوری اطلاعات تامین کند.
جعل
باتوجه به اینکه از جمله وظایف تعریف شده قو‌ه‌قضاییه در اصل 156 قانون اساسی پیشگیری از وقوع جرم است که در تحقق امنیت روانی و بهداشت حقوقی جامعه اثر مستقیم دارد. باید پذیرفت که فرمان تعویض اسناد مالکیت در راستای این وظیفه صادر شده است. زیرا صدور اسناد مالکیت تک برگی که از پشتوانه علم و تجربه برخوردار است امکان جعل آن را به حداقل می‌رساند. تاثیر سند تک برگی در جلوگیری از جعل از دو منظر قابل بررسی است. یکی در خصوص فرمت سند تک برگی است و دیگر مربوط به محتویات و مندرجات آن است. فرمت این سند با برخورداری از تکنیک‌های چاپ امنیتی، استفاده از جوهرهای امنیتی، داشتن هولوگرام مخصوص، داشتن بارکد، استفاده از کاغذهای مخصوص واتر مارک وچاپ آن در چاپخانه‌های دولت امکان جعل فرمت را فوق‌العاده مشکل ساخته وبه حداقل ممکن می‌رساند.
در صورتی که در هر یک از اقلام اطلاعاتی سند مالکیت تغییری ایجاد شود و یا جعلی صورت گیرد از بارکد امنیتی، مشخص خواهد شد. از نظر محتویات و مندرجات سند باید اذعان داشت که درج مشخصات کامل مالک و ملک، درج مختصات جغرافیایی ملک، انعکاس نقشه کاداستر، درج اطلاعات جدید و مورد نیاز، جامع و خوانا بودن اقلام اطلاعاتی به لحاظ صدور به وسیله ماشین و از همه مهم‌تر ذخیره‌سازی انجام تمام اطلاعات در بانک جامع املاک، ضریب امنیتی اسناد تک برگی را افزایش داده و می‌تواند از هرگونه جعل جلوگیری کند.
وظایف مالک
از ماده 212 قانون برنامه پنج ساله پنجم قابل برداشت است، که این ماده در مقام بیان تکلیف سازمان ثبت در تعویض اسناد مالکیت است و این فرمان تکلیفی برای مالک ایجاد نمی‌کند. به‌تعبیری مالک در تعویض سند مالکیت مختار است. بنابراین تعویض اسناد مالکیت قدیمی از ناحیه مالک اختیاری است. به‌رغم فراخوانی که برخی از اداره‌های ثبت استان‌ها در این زمینه داشته‌اند. این طرح مورد اقبال قرار نگرفته است. به‌منظور عملیاتی شدن این طرح که با توجه به مزایای شمارش شده مطلوب و مفید است. دو پیشنهاد قابل تامل و بررسی است. یکی اینکه سازمان ثبت امتیازات ویژه‌ای برای عموم مالکان یا اقشار خاص، شهرهای کوچک و روستاییان که املاک و مستغلات آنها از ارزش کمتری برخوردار هستند در نظر بگیرد تا ایجاد انگیزه شود. بکارگیری تجربه دهه بیست می‌تواند این طرح را با اقبال عمومی مواجه سازد. در این دهه زمانی که ثبت املاک اجباری شد برای ایجاد انگیزه مالکین مقرر شده بود که اظهارنامه‌های ثبتی در محل توزیع شود.
در این طرح نیز می‌توان به‌عنوان مثال برای مدت محدودی مالکین را از پرداخت هزینه‌های پستی ارسال اسناد به ادارات ثبت و هزینه‌های تعویض اسناد معاف کرد و دیگر آن که رسانه‌های گروهی اطلاع رسانی کنند. اگر مردم از مزایای سند تک برگی آگاه شوند، اگر راهکارهای اقدام آن را بدانند، اگر بدانند بانک جامع اطلاعاتی املاک ضمن تثبیت مالکیت، نظم روابط حقوقی اجتماعی اشخاص را در امور املاک تسهیل می‌بخشد و از بروز اختلافات و اشتباهات ثبتی جلوگیری می‌کند، اگر بدانند سلامت نقل و انتقال را تضمین می‌کند، اگر بدانند از بروز معاملات معارض جلوگیری می‌کند، اگر بدانند سند تک برگی در کاهش مشکلات و اختلافات ملکی نقش برجسته‌ای داشته و امنیت و آرامش را برای جامعه به ارمغان آورده و درنتیجه از اتلاف وقت و هدر رفتن هزینه جلوگیری می‌کند و ده‌ها اگر دیگر، دفع‌الوقت نخواهند کرد و با انگیزه مضاعف نسبت به تعویض اسناد مالکیت اقدام خواهند کرد.
تکالیف ثبت
باید دقت داشت که امکان صدور سند مالکیت تک برگی با اجرای طرح کاداستر و استخراج اطلاعات املاک ثبت شده در دفاتر املاک و ورود آنها به رایانه فراهم می‌شود. به عبارت دیگر لازمه صدور سند مالکیت الکترونیکی را باید وجود بانک جامع اطلاعات املاک دانست. در قانون برنامه پنج ساله پنجم سازمان ثبت، ملزم به الکترونیکی کردن فرایندهای ثبتی شده است. این امر دست‌یافتنی نبود جز اینکه سازمان تکلیف مقرر در ماده 156 قانون ثبت اسناد و املاک را عملیاتی و اجرا می‌کرد. به‌موجب این ماده سازمان موظف شده به‌منظور تشخیص حدود و موقعیت املاک، نقشه املاک را بصورت کاداستر تهیه کند. بنابراین سازمان تکلیف دارد که بسترسازی‌های مناسب و تمهیدات لازم فرایند صدور سند مالکیت تک برگی را فراهم کند.
با تکمیل شدن بانک جامع اطلاعات املاک کاداستر شهری است که زمینه صدور سند مالکیت تک برگی بصورت مکانیزه و با ضریب امنیتی مطلوب فراهم می‌شود. درخور تحسین است که سازمان ثبت با امکانات و نیروی انسانی محدود توانسته در سراسر کشور به استثنا حدود 20 شهر این طرح را اجرا کرده و بستر لازم برای صدور سند تک برگی فراهم کند. با این وجود، در گام نخست تکلیف سازمان ثبت تهیه نقشه کاداستر است و در گام بعد صدور اسناد تک برگی است. دراین مرحله باید بین املاک ومستغلاتی که قبلا نسبت به آنها سند مالکیت صادر شده و املاکی که تاکنون نسبت به آنها سند مالکیت صادر نشده است، تفکیک قایل شد. در مورد اخیر تکلیف سازمان روشن است و موظف به صدور سند تک برگی بوده و اجازه استفاده از دفترچه‌های باقیمانده قدیمی را ندارد.اما در صورتی که نسبت به املاک سند مالکیت صادر شده باشد، در موارد زیر ادارات ثبت تکلیف دارند سند تک برگی صادر کنند.
- مالک درخواست سند تک برگی کند.
- نسبت به آن ملک عملیات افراز یا تفکیک صورت گیرد.
- مالک در موارد قانونی درخواست المثنی کند.
- نسبت به آن ملک نقل و انتقالی صورت گیرد.
- مالکین مشاعی درخواست صدور سند جداگانه داشته باشند.
- حکم دادگاه مبنی بر اصلاح سند و … باشد.
بنابراین سازمان ثبت، تکلیفی به فراخوان عمومی برای تعویض اسناد مالکیت قدیمی نداشته و اتخاذ تدابیر لازم در این خصوص باید با قانون سازگار باشد.
مقایسه سند مالکیت تک برگی با دفترچه‌ای
- در سند تک برگی مشخصات کامل مالک به‌طور دقیق از جمله کدملی و کدپستی نوشته می‌شود در صورتی که در سند دفترچه‌ای کدملی و کدپستی نوشته نمی‌شود.
- سند تک برگی به‌صورت رایانه‌ای تنظیم و چاپ می‌شود که همین موجب شده اطلاعات و مندرجات سند، به‌طور شفاف و وضوح مشخص باشد و از هرگونه جعل و سوء‌استفاده‌ای جلوگیری شود؛ بر خلاف سند دفترچه‌ای که دستی نگاشته شده که مشکلات خاصی را به همراه داشته؛ از جمله امکان کم یا اضافه کردن به مندرجات سند وجود دارد.
- در سند جدید، نقشه کاداستر ملک که دقیقا منطبق با نقشه هوایی محل است، ترسیم شده است؛ برخلاف سند دفترچه‌ای که چنین نیست.
- ویژگی مهم این سند تک برگی الصاق به هولوگرام امنیتی است که موجب می‌شود از جعل جلوگیری کند در صورتی که در سند دفترچه‌ای چنین نیست.
- در سند تک برگی فقط امکان چاپ و نوشتن یک مالک وجود دارد و در نقل و انتقالات بعدی این سند از اعتبار می‌افتد و سند تک برگی جدید به نام مالک جدید صادر می‌شود.
سید احمد باختر
